Protokoll-Beispiele: echte Protokolle nach Art der Sitzung
Diese Seite sammelt Protokolle, die Gemeinden, eine Kirchengemeinde, eine Schule, ein Verein und ein Runder Tisch veröffentlicht haben. Zu jeder Art von Sitzung finden Sie ein echtes Beispiel, was es gut macht, was Sie besser anders machen, und die Vorlage mit derselben Gliederung. Weiter unten stehen Formulierungen, die aus diesen Dokumenten kopiert sind, für die Stellen, die in fast jedem Protokoll vorkommen.
Wenn Sie ein vollständiges Protokoll zum Anpassen suchen, mit erfundenen Namen und Zahlen, öffnen Sie das ausgefüllte Beispiel der Protokoll-Vorlage.
Bevor Sie ein Beispiel übernehmen
- Übernehmen Sie die Form, nicht die Fakten. Anwesende, Abstimmungen, Daten und Namen kommen aus Ihrer Sitzung. Ergänzen Sie nie eine Zahl aus einem Beispiel.
- Prüfen Sie zuerst, welche Regeln für Sie gelten. Für den Gemeinderat ist es die Gemeindeordnung Ihres Landes, für einen Verein die Satzung, für eine Eigentümerversammlung das Wohnungseigentumsgesetz. Für eine Teambesprechung gibt es keine vorgeschriebene Form.
- Auch echte Protokolle haben Fehler. Es fehlt eine Frist, ein Verantwortlicher oder eine Zahl. Bei jedem Beispiel unten steht unter “Besser anders machen”, was Sie nicht übernehmen sollten.
Welches Protokoll suchen Sie?
| Sitzung | Form | Vorlage |
|---|---|---|
| Team-, Projekt- und Abteilungsbesprechung | Ergebnisprotokoll | Protokoll-Vorlage |
| Gremium mit Abstimmungen, Arbeitskreis, Runder Tisch | Ergebnis- oder Verlaufsprotokoll | Protokoll-Vorlage, Reiter Verlaufsprotokoll |
| Mitgliederversammlung eines Vereins | Protokoll nach der Satzung, für das Vereinsregister | Protokoll der Mitgliederversammlung |
| Eigentümerversammlung | Niederschrift nach § 24 WEG | Protokoll der Eigentümerversammlung |
| Gemeinderat, Ortsbeirat, Beiräte | Niederschrift nach der Gemeindeordnung des Landes | Vorgegeben von Gemeindeordnung und Geschäftsordnung |
Gemeinderat
Was die Niederschrift einer Gemeinderatssitzung enthalten muss, regelt jedes Land in seiner Gemeindeordnung, und die Regeln unterscheiden sich. In Bayern muss sie Tag und Ort der Sitzung, die anwesenden Gemeinderatsmitglieder, die behandelten Gegenstände, die Beschlüsse und das Abstimmungsergebnis erkennen lassen; sie wird vom Vorsitzenden und vom Schriftführer unterschrieben und vom Gemeinderat genehmigt (Art. 54 BayGO). In Sachsen verlangt das Gesetz zusätzlich die Namen der abwesenden Gemeinderäte mit dem Grund der Abwesenheit und den Wortlaut der Beschlüsse; unterschreiben müssen der Vorsitzende, zwei Gemeinderäte, die an der Sitzung teilgenommen haben, und der Schriftführer (§ 40 SächsGemO).
Die beiden Beispiele unten kommen aus Baden-Württemberg und Hessen. Schechingen zeigt, wie man Ladung, Beschlussfähigkeit und Befangenheit in einem Satz festhält und jedem Punkt Uhrzeit und Sitzungsvorlage gibt. Wehrheim genehmigt zuerst das letzte Protokoll und benennt dann die zwei Gemeindevertreter, die das heutige unterschreiben. Beide zeigen auch, was oft fehlt: Zahlen bei “einstimmig” und eine knappe Zusammenfassung statt nacherzählter Reden.
Beiräte, Kirchengemeinde und Schule
Ihre Protokolle sind oft gute Vorbilder für kleine Gremien. Der Seniorenbeirat in Neu-Anspach hält bei seiner ersten Sitzung jede Wahl mit Stimmenzahl und Annahme der Wahl fest, wie es auch das Protokoll der Mitgliederversammlung eines Vereins braucht. Der Kirchengemeinderat Wiesensteig hat als einziges Beispiel auf dieser Seite eine Aufgabentabelle mit Verantwortlichem und Frist, genau die Spalten Was, Wer, Bis wann der Vorlage. Die Schulkonferenz der Salzmannschule fragt zu Beginn, ob die Namen der Anwesenden im Protokoll stehen dürfen.
Vereinsvorstand und Runder Tisch
Vorstandssitzungen und Arbeitskreise schreiben fast immer Ergebnisprotokolle. Der Vorstand von DENOG e. V. gibt jeder Aufgabe eine Nummer und ein Kürzel der verantwortlichen Person; der Runde Tisch Radverkehr in Nürnberg nennt sein Protokoll “Ergebnisvermerk” und verweist für Zahlen auf die angehängten Präsentationen. Beiden fehlt, was die Protokoll-Vorlage vorsieht: ein Datum für jede Aufgabe.
Mitgliederversammlung und Eigentümerversammlung
Für Vereine und Eigentümergemeinschaften gelten eigene Regeln, deshalb sind die echten Beispiele auf den Seiten der Vorlagen kommentiert.
| Sitzung | Vorlage | Echte Beispiele (auf der Seite der Vorlage) |
|---|---|---|
| Jahreshauptversammlung mit Vorstandswahl | Protokoll der Mitgliederversammlung | Freiwillige Feuerwehr Okriftel, Förderverein Onkologie der Hochtaunus-Kliniken |
| Jahreshauptversammlung mit Satzungsänderung | Protokoll der Mitgliederversammlung | Rheinischer Heimstätten-Verein Düsseldorf-Unterrath |
| Eigentümerversammlung | Protokoll der Eigentümerversammlung | WEG Nibelungenpark Germering: Niederschrift und Beschluss-Sammlung |
Formulierungen aus echten Protokollen
Die Sätze unten sind aus öffentlichen Dokumenten kopiert, die auf dieser Seite oder auf den Seiten der Vorlagen vorgestellt werden. Ersetzen Sie die Angaben durch die Ihrer Sitzung.
| Situation | Formulierung | Quelle |
|---|---|---|
| Sitzung eröffnen, Ladung und Beschlussfähigkeit | “Der Bürgermeister Birger Strutz eröffnet die Sitzung. Er stellt die Ordnungsmäßigkeit der Ladung sowie die Beschlussfähigkeit fest.” | Seniorenbeirat Neu-Anspach, 27.04.2026 |
| Ladung festhalten | “Die Einladung zur Sitzung erfolgte frist- und formgerecht.” | Gemeinderat Schechingen, 26.02.2026 |
| Beschlussfähigkeit in Zahlen | “Es wird festgestellt, dass alle 11 Mitglieder anwesend sind. Die Beschlussfähigkeit ist damit gegeben.” | Seniorenbeirat Neu-Anspach, 27.04.2026 |
| Tagesordnung genehmigen | “Gegen die geänderte Tagesordnung erheben sich keine Einwände.” | Seniorenbeirat Neu-Anspach, 27.04.2026 |
| Letztes Protokoll genehmigen | “Beide Protokolle werden einstimmig genehmigt.” | Kirchengemeinderat Wiesensteig, 09.12.2025 |
| Abstimmungsergebnis | “Abstimmungsergebnis: 9 Ja-Stimmen, 0 Nein-Stimmen, 0 Enthaltungen” | Kirchengemeinderat Wiesensteig, 09.12.2025 |
| Geteilte Abstimmung | “19 Fürstimmen, 9 Gegenstimmen, - Stimmenthaltung” | Gemeindevertretung Wehrheim, 06.03.2026 |
| Befangenheit | “Gemeinderat Dr. Thomas Maier erklärte sich für diesen Tagesordnungspunkt für befangen und setzte sich in den Zuhörerbereich.” | Gemeinderat Schechingen, 26.02.2026 |
| Antrag abgelehnt | “Der Vorschlag erhält keine weiteren Zustimmungen und wird nicht angenommen.” | Feldkoordination Tempelhofer Feld, 07.04.2025, auf der Protokoll-Vorlage |
| Auftrag erteilen | “Der Gemeindevorstand wird beauftragt, zu prüfen, ob eine im Gemeindeeigentum befindliche Streuobstwiese im Gemeindegebiet zu einem Apfel-Lehrpfad umgestaltet werden kann.” | Gemeindevertretung Wehrheim, 06.03.2026 |
| Punkt vertagen | “Aufgrund der fortgeschrittenen Zeit wird der geplante Tagesordnungspunkt „Fahrradspeicher Nürnberg“ der VAG auf die anstehende Sitzung am 23. Juni 2026 verschoben.” | Runder Tisch Radverkehr Nürnberg, 17.03.2026 |
| Wahl annehmen | “Mit 10 Stimmen bei 1 Enthaltung wird er gewählt. Herr Rolf Scherer nimmt die Wahl an.” | Seniorenbeirat Neu-Anspach, 27.04.2026 |
| Nächste Sitzung | “Die nächste Gemeinderatssitzung findet am 19.03.2026 statt.” | Gemeinderat Schechingen, 26.02.2026 |
Echte Beispiele
Dokumente, die echte Vereine, Gremien und Behörden veröffentlicht haben, mit dem, was jedes gut macht und was Sie besser anders machen. Öffnen Sie das Original, um es ganz zu lesen.
Gemeinde Schechingen (Baden-Württemberg), Gemeinderat
- Ein Satz hält Begrüßung, Beschlussfähigkeit, vollzählige Anwesenheit und die frist- und formgerechte Einladung fest.
- Wer befangen ist, steht beim jeweiligen Punkt, mit dem Hinweis, dass er sich in den Zuhörerbereich gesetzt hat.
- Jeder Punkt hat eine Uhrzeit von bis und die Nummer der Sitzungsvorlage, sodass sich Unterlagen und Protokoll leicht zuordnen lassen.
- "Der Gemeinderat stimmte e i n s t i m m i g dem Bauantrag zu": keine Zahlen, obwohl bei einem anderen Punkt ein Mitglied befangen war. Schreiben Sie die Zahl der Stimmen auch bei einstimmigen Beschlüssen.
- Zeitangaben sind nicht ausgefüllt, etwa "(20:48 Uhr - Uhr)". Lesen Sie die Niederschrift vor der Freigabe auf Platzhalter durch.
Nach der Begrüßung aller Anwesenden stellte Bürgermeister Jenninger die Beschlussfähigkeit des Gremiums fest. Alle Gemeinderäte waren anwesend. Die Einladung zur Sitzung erfolgte frist- und formgerecht.
Gemeinde Wehrheim (Hessen), Gemeindevertretung
- Die Niederschrift der letzten Sitzung wird als erster Punkt behandelt und ausdrücklich als gebilligt erklärt.
- Gleich danach benennt der Vorsitzende die zwei Gemeindevertreter, die das heutige Protokoll unterschreiben.
- Bei geteilten Abstimmungen stehen die Zahlen: "19 Fürstimmen, 9 Gegenstimmen, - Stimmenthaltung". Auch eine Änderung des Antrags in der Sitzung ist festgehalten.
- Die Seiten 9 bis 11 geben Reden ausführlich wieder. Wer das Protokoll später liest, sucht die Beschlüsse: Fassen Sie Wortbeiträge auf ihre Kernaussage zusammen, wie im Verlaufsprotokoll der Protokoll-Vorlage.
- Antworten auf Anfragen stehen nur in einem anderen System, und der Satz dazu ist unvollständig: "Die kleine Anfrage sowie die Beantwortung ist Sitzungsdienstprogramm der Gemeinde Wehrheim veröffentlicht."
Es liegen keine Wortmeldungen und Änderungswünsche zum Protokoll vor. Vorsitzender Hammen erklärt vorliegende Niederschrift über die Sitzung der Gemeindevertretung vom 30.01.2026 als gebilligt.
Stadt Neu-Anspach (Hessen), Seniorenbeirat
- Die Anwesenden sind nach Gruppen geordnet: Mitglieder, Nachrücker, Vertreter der Stadtverordnetenversammlung und des Magistrats, Verwaltung, Schriftführung.
- Eröffnung, Ladung, Beschlussfähigkeit und die geänderte Tagesordnung stehen in wenigen Sätzen am Anfang.
- Jede Wahl hat Stimmenzahl und Annahme: "Mit 10 Stimmen bei 1 Enthaltung wird er gewählt."
- Ein Termin für die nächste Sitzung fehlt; der Punkt dazu lautet nur "Feststellung der Sitzungstermine für das Jahr 2026 Entfällt".
- Eine Präsentation wird zusammengefasst, liegt dem Protokoll aber nicht bei. Hängen Sie Folien an, auf die sich das Protokoll stützt.
Es wird festgestellt, dass alle 11 Mitglieder anwesend sind. Die Beschlussfähigkeit ist damit gegeben.
Katholische Kirchengemeinde Wiesensteig, Kirchengemeinderat
- Der Kopf hält fest: "Beschlussfähigkeit festgestellt: ja" und die Zahl der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder.
- Jede Abstimmung hat Ja, Nein und Enthaltungen in Zahlen.
- Eine Aufgabentabelle mit Aufgabe, Verantwortlich und Frist, wie die Aufgaben der Protokoll-Vorlage.
- Bei TOP 5 steht ein Abstimmungsergebnis, aber nicht, worüber abgestimmt wurde. Schreiben Sie den Beschluss im Wortlaut über das Ergebnis.
- Manches wird ohne Abstimmung entschieden: "Anfrage Konzert am Palmsonntag durch Merklinger Posaunenchor wird für positiv befunden." Halten Sie fest, ob das ein Beschluss war.
Zu Top 4: Genehmigung der Protokolle vom 24.09. unfd 06.11.2025 Beide Protokolle werden einstimmig genehmigt. Abstimmungsergebnis: 9 Ja-Stimmen, 0 Nein-Stimmen, 0 Enthaltungen
Salzmannschule Schnepfenthal (Thüringen), Schulkonferenz
- Drei Seiten, und die stimmberechtigten Anwesenden stehen getrennt nach Eltern, Schülern und Lehrern.
- Zu Beginn geben die Anwesenden ihr Einverständnis, dass ihre Namen im Protokoll genannt werden.
- Die Punkte folgen der Tagesordnung ("zu 1.", "zu 2."), und der Beschluss verweist auf die Anlage mit der beschlossenen Variante.
- Eine Person führt Vorsitz, Leitung und Protokoll zugleich, und Abwesende werden nicht genannt.
- Unter Sonstiges fehlen Verantwortliche und Termin: Gespräche mit dem Caterer werden "zeitnah geführt".
Die stimmberechtigten Mitglieder der Schulkonferenz entscheiden sich nach ausführlicher Diskussion einstimmig für die beigefügte Variante zur Planung des Schuljahres 2025/26 – Anlage 1.
DENOG e. V. (German Network Operators Group)
- Teilnehmer, Entschuldigte und Abwesende stehen getrennt, dazu Beginn, Ende und die Feststellung der Beschlussfähigkeit.
- Beschlüsse haben Zahlen: "Abstimmung: Ja: 5 Nein: 0 Enthaltung: 0".
- Jede Aufgabe bekommt eine Nummer und das Kürzel der verantwortlichen Person, und ein eigener Punkt erklärt das Format des Protokolls.
- Die Aufgaben haben keine Frist. Ergänzen Sie ein Datum, wie in der Spalte Bis wann der Protokoll-Vorlage.
- Felder bleiben leer, etwa "Abstimmung: Ja: 5 Nein: Enthalten:", ein Teilnehmer steht doppelt in der Liste. Die veröffentlichte Fassung trägt noch den Vermerk "TLP: RED" (heißt: nur für die Sitzungsteilnehmer), obwohl der Vorstand die Veröffentlichung beschlossen hat. Nehmen Sie solche Vermerke vor dem Veröffentlichen heraus.
Vorstand beschließt, dass Veranstaltungen, die außerhalb DE geplant/durchgeführt werden sollen, vor Beginn der Planung einen Beschluss des Vorstands benötigen. Abstimmung: Ja: 5 Nein: 0 Enthaltung: 0
Stadt Nürnberg, Runder Tisch Radverkehr
- Die Anlagen stehen oben, und die Punkte verweisen darauf ("Vgl. Anlage 2"), statt Folien abzuschreiben.
- Das letzte Protokoll wird geprüft: "Es gibt keine Anmerkungen zum Protokoll der letzten Sitzung."
- Ein vertagter Punkt hat Grund und neuen Termin.
- Eine Zusage hat weder Verantwortlichen noch Frist: "Diese kann zur Verfügung gestellt werden."
- Zwei Punkte tragen dieselbe Nummer (TOP IV), und in der Kopfzeile jeder weiteren Seite steht eine Mobilnummer der Moderation.
Aufgrund der fortgeschrittenen Zeit wird der geplante Tagesordnungspunkt „Fahrradspeicher Nürnberg“ der VAG auf die anstehende Sitzung am 23. Juni 2026 verschoben.
Weitere echte Beispiele mit ausführlichen Kommentaren stehen auf den Seiten der Vorlagen: Protokoll-Vorlage, Protokoll der Mitgliederversammlung, Protokoll der Eigentümerversammlung und Tagesordnung-Vorlage.
Quellen
- Bayerische Gemeindeordnung, Art. 54 (gesetze-bayern.de): Inhalt, Unterschrift und Genehmigung der Niederschrift des Gemeinderats.
- Sächsische Gemeindeordnung, § 40 (REVOSax): Inhalt der Niederschrift, Unterschrift durch Vorsitzenden, zwei Gemeinderäte und Schriftführer, Kenntnisgabe innerhalb eines Monats.
- Wohnungseigentumsgesetz, § 24 (gesetze-im-internet.de): Niederschrift der Eigentümerversammlung und Beschluss-Sammlung.
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 58 (gesetze-im-internet.de): Die Satzung eines Vereins soll die Beurkundung der Beschlüsse regeln.