Teilnehmerliste-Vorlage

Wann Sie diese Vorlage brauchen

• Ihr Verein hält eine Mitgliederversammlung ab, und das Protokoll muss die Zahl der erschienenen Mitglieder nennen.
• Bei einer Eigentümerversammlung müssen Stimmen und Vollmachten vor jeder Abstimmung stimmen.
• Sie brauchen für eine Schulung, einen Workshop oder einen geförderten Kurs einen Nachweis, wer da war.

Häufige Fragen

Muss jede Person unterschreiben?

Für eine Besprechung schreibt das niemand vor; oft genügt, wenn die Protokollführung die Anwesenden einträgt. Bei Mitgliederversammlungen ist die unterschriebene Liste der beste Beleg für die Zahl der erschienenen Mitglieder, die ins Protokoll der Mitgliederversammlung gehört. Ob eine Liste vorgeschrieben ist, kann Ihre Satzung regeln.

Darf ich Adresse, Geburtsdatum oder Telefonnummer abfragen?

Nur, wenn Sie sie für einen bestimmten Zweck brauchen und das vorher sagen, zum Beispiel für eine Teilnahmebescheinigung oder einen Rückruf. Die DSGVO verlangt, Daten auf das für den Zweck notwendige Maß zu beschränken (Art. 5 Abs. 1 lit. c). Eine offen herumgereichte Liste mit Telefonnummern aller Teilnehmenden ist das Gegenteil davon.

Wie lange bewahre ich die Teilnehmerliste auf?

So lange, wie Sie sie als Nachweis brauchen, und nicht länger: Die DSGVO erlaubt, Personen nur so lange identifizierbar zu speichern, wie es für den Zweck erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e). Legen Sie die Frist vorher fest und schreiben Sie sie in den Datenschutzhinweis. Liegt die Liste dem Protokoll einer Mitgliederversammlung bei, bewahren Sie sie mit dem Protokoll auf.

Wie führe ich eine Teilnehmerliste bei einer Online- oder Hybrid-Sitzung?

Viele Videokonferenz-Programme können eine Teilnehmerliste exportieren; prüfen Sie sie trotzdem gegen die Namen, weil Geräte oft unter Spitznamen angemeldet sind. Bei einer hybriden Mitgliederversammlung führen Sie Anwesende vor Ort und online in derselben Liste und vermerken in der Spalte Teilnahme als, wer online da war. Die Einladung muss angeben, wie die Mitglieder ihre Rechte elektronisch ausüben können (§ 32 Abs. 2 BGB).

Quellen

• Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, Art. 5 und 13 (EUR-Lex)Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. b, c, e); Informationspflichten bei der Erhebung, unter anderem Verantwortlicher, Zweck und Speicherdauer (Art. 13).
• Bürgerliches Gesetzbuch, §§ 38, 40 (gesetze-im-internet.de)Die Ausübung der Mitgliedschaftsrechte kann nicht einem anderen überlassen werden (§ 38), soweit die Satzung nichts anderes bestimmt (§ 40).
• Bürgerliches Gesetzbuch, § 32 Abs. 2Hybride und virtuelle Mitgliederversammlung; die Einladung muss angeben, wie die Mitglieder ihre Rechte elektronisch ausüben.
• Wohnungseigentumsgesetz, § 25 (gesetze-im-internet.de)Jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme, Miteigentümer stimmen einheitlich ab (Abs. 2); Vollmachten bedürfen der Textform (Abs. 3).
• Wohnungseigentumsgesetz, § 10 Abs. 1Die Wohnungseigentümer können von den Vorschriften des Gesetzes abweichende Vereinbarungen treffen, soweit nicht etwas anderes ausdrücklich bestimmt ist.
• Amtsgericht Kempten: Merkblatt für eingetragene Vereine, Stand 2026Das Protokoll muss die Zahl der erschienenen Mitglieder enthalten; keine privaten Anschriften, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen in Unterlagen für das Register.
• Amtsgericht Oldenburg: Muster eines GründungsprotokollsGründungsprotokoll mit Anwesenheitsliste als Anlage, in der die Anwesenden namentlich und mit Anschrift eingetragen sind.

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