Sjablonen / Basissjablonen

Presentielijst

Presentielijst voor uw vergadering

Een presentielijst legt vast wie er op een vergadering was: naam, lidnummer of appartement, in welke hoedanigheid (lid, gemachtigde of gast), aankomsttijd en handtekening. Bij een vergadering met stemmingen telt u na de opening de stemgerechtigden en de volmachten, omdat de lijst bepaalt of het quorum is gehaald. Vraag alleen wat u nodig hebt en zeg waarvoor u de gegevens gebruikt.

Geschikt voorALV van een vereniging, vergadering van eigenaars (VvE), gemeenteraad en commissies, trainingen

OnderdelenAanwezigen, volmachten, telling voor het quorum, privacyregel

TekenenBij binnenkomst; een gemachtigde tekent namens de volmachtgever

FormatenAfdrukken (A4), Word, Google Docs, Notion, Markdown

PDF om af te drukken Word Markdown

Presentielijst [vergadering], [datum].docx

Presentielijst [vergadering], [datum]

Vergadering Datum en tijd Locatie

Aanwezigen

Nr.	Naam	Organisatie of afdeling	Handtekening
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

PDF om af te drukken Word MarkdownPlakt met koppen en tabellen in Google Docs, Word of Notion.

Word Markdown

Presentielijst [vergadering], [datum].docx

Presentielijst [vergadering], [datum]

VergaderingNaam van de organisatie en soort vergaderingDatum en tijd Locatie Lijst bijgehouden door Blad[1] van [ ]

Aanwezigen

Nr.	Aanwezig als	Stemmen (VvE: volgens splitsingsakte)
1	Lid / Gemachtigde van [naam] / Gast	[aantal]
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Volmachten

Volmacht van	Gegeven aan	Stemmen	Schriftelijk ontvangen
			Ja / Nee

Telling

Moment	Stemgerechtigden zelf aanwezig	Stemmen van aanwezigen	Stemmen via volmacht	Stemmen totaal	Gasten	Quorum gehaald?
Opening, [tijd]						Ja / Nee (volgens artikel [ ] van de statuten of het reglement)

Privacy

We gebruiken uw gegevens alleen om vast te stellen wie er was en om de notulen te maken. Verantwoordelijk: [naam en contact]. We bewaren de lijst tot [datum of moment].

Word MarkdownPlakt met koppen en tabellen in Google Docs, Word of Notion.

Presentielijst algemene ledenvergadering MHC De Vennen, 19 januari 2027

Ingevuld voorbeeld

Presentielijst algemene ledenvergadering MHC De Vennen, 19 januari 2027

VergaderingAlgemene ledenvergadering Mixed Hockeyclub De VennenDatum en tijddinsdag 19 januari 2027, 20.00 uurLocatieKantine clubhuisLijst bijgehouden doorJoost van Leeuwen (secretaris)Blad1 van 3

Aanwezigen

Nr.	Naam	Lidnummer, appartement of organisatie	Aanwezig als	Stemmen (VvE: volgens splitsingsakte)	Aankomst	Handtekening
1	Henk Willems	1042	Lid	1	19.48	H. Willems
2	Esther Jansen	0877	Lid, en gemachtigde van Bart Jansen (1203)	2 (eigen stem en volmacht)	19.52	E. Jansen
3	Noah de Vries	1311	Lid (jeugdlid 16 jaar, geen stemrecht volgens artikel 9 van de statuten)	0	19.55	N. de Vries
4	Lotte Hermans	0965	Lid	1, niet bij punt 4	20.20, na de stemming over punt 4	L. Hermans

Volmachten

Volmacht van	Gegeven aan	Stemmen	Schriftelijk ontvangen
Bart Jansen (1203)	Esther Jansen (0877)	1	Ja, e-mail van 18 januari

Telling

Moment	Stemgerechtigden zelf aanwezig	Stemmen van aanwezigen	Stemmen via volmacht	Stemmen totaal	Gasten	Quorum gehaald?
Opening, 20.02 uur	41	41	5	46	2	Niet van toepassing: de statuten noemen geen quorum

Privacy

We gebruiken uw gegevens alleen om vast te stellen wie er was en om de notulen te maken. Verantwoordelijk: de secretaris, bereikbaar via het clubhuis. We bewaren de lijst tot de notulen in de volgende ALV zijn vastgesteld.

De club en de personen zijn verzonnen. In het voorbeeld noemen de statuten geen quorum; vul bij uw eigen vergadering het artikel uit uw statuten of reglement in. In deze vereniging heeft elk stemgerechtigd lid één stem; bij een VvE vult u in de kolom Stemmen het aantal uit de splitsingsakte in.

Geschikt voorALV van een vereniging, vergadering van eigenaars (VvE), gemeenteraad en commissies, trainingen

OnderdelenAanwezigen, volmachten, telling voor het quorum, privacyregel

TekenenBij binnenkomst; een gemachtigde tekent namens de volmachtgever

FormatenAfdrukken (A4), Word, Google Docs, Notion, Markdown

Wat u in elk onderdeel schrijft

Kop

Naam van de vergadering, datum, plaats en wie de lijst bijhoudt. Vul dit in voordat u afdrukt, zodat een los blad later nog te plaatsen is. Nummer de bladen ("1 van 3").

Aanwezigen

Voor een werkoverleg, training of informatiebijeenkomst is het tabblad Eenvoudige lijst genoeg: naam, organisatie of afdeling en handtekening, in 20 genummerde regels. De volledige lijst is voor een ALV of VvE: naam, lidnummer of appartementsnummer, hoedanigheid, aankomsttijd en handtekening, één regel per persoon. Vraag geen e-mailadres of telefoonnummer als u die niet nodig hebt: persoonsgegevens moeten beperkt blijven tot wat noodzakelijk is (artikel 5 AVG). In de gemeenteraad tekenen raadsleden de presentielijst bij binnenkomst, zo staat het in het VNG-model Reglement van orde.

Volmachten

Bij een vereniging kan een stemgerechtigde, tenzij de statuten anders bepalen, een andere stemgerechtigde schriftelijk volmacht geven; een elektronisch vastgelegde volmacht telt ook (artikel 2:38 BW). Bij een VvE met het Modelreglement 2017 tekent een gevolmachtigde de presentielijst namens de volmachtgever, en kan een bestuurder geen gevolmachtigde zijn (artikelen 50.3 en 53.1). Noteer van wie de volmacht is en of u hem schriftelijk hebt.

Aankomsttijd

Handig als mensen later komen of eerder weggaan. Wie na een stemming binnenkomt, telt voor die stemming niet mee. Schrijf het punt erbij, zoals gemeenten doen met "aanwezig vanaf agendapunt 5.1".

Telling en quorum

Tel na de opening apart: hoeveel stemgerechtigden er zelf zijn, hoeveel stemmen er via een volmacht bij komen, en hoeveel stemmen er dus in totaal kunnen worden uitgebracht. Een gemachtigde kan namens meer mensen stemmen, dus het aantal mensen in de zaal is niet het aantal stemmen. Vergelijk het totaal met het quorum uit de statuten of het reglement. De gemeenteraad wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van de leden aanwezig is (artikel 20 Gemeentewet). Bij een VvE telt u stemmen, niet mensen: hoeveel stemmen elke eigenaar heeft, staat in de splitsingsakte (artikel 51.2 Modelreglement 2017). De presentielijst is bepalend voor het quorum (artikel 50.3); voor sommige besluiten moet twee derde van de stemmen aanwezig of vertegenwoordigd zijn (artikel 56.5).

Privacy

Wie gegevens bij iemand verzamelt, vertelt daarbij onder meer waarvoor ze worden gebruikt en hoe lang ze worden bewaard (artikel 13 AVG). De AVG noemt geen vaste bewaartermijn; u bepaalt die zelf, zegt de Autoriteit Persoonsgegevens. Deel de lijst niet zomaar met andere leden: KVK schrijft dat een vereniging een ledenlijst niet zomaar aan leden mag sturen en alleen mag delen als daar toestemming voor is.

Wanneer u dit sjabloon gebruikt

U houdt een ALV of een vergadering van eigenaars waar gestemd wordt en moet kunnen laten zien hoeveel stemgerechtigden er waren. Bij een VvE met het Modelreglement 2017 is de presentielijst bepalend voor het quorum.
Een vereniging zonder bestuur moet een nieuw bestuur doorgeven aan KVK; dan vraagt KVK een getekende lijst met de namen van de aanwezige leden.
U wilt in de notulen correct opschrijven wie er bij welk besluit was.

Echte voorbeelden

Stukken die gemeenten, raden en verenigingen zelf hebben gepubliceerd, met wat elk goed doet en wat u beter anders kunt doen. Open het origineel om het helemaal te lezen.

Eerste pagina van de actiepuntenlijst van de raadscommissie van Maasgouw met een raster van raadsleden, commissieleden en portefeuillehouders met kruisjes bij aanwezig of afwezig

Gemeente Maasgouw

Actiepuntenlijst raadscommissie, presentielijst op de eerste pagina · 2 december 2025

Wat het goed doet

Raadsleden, commissieleden en portefeuillehouders staan in aparte blokken, elk met een kolom Aanwezig en Afwezig.
Begintijd en eindtijd staan onderaan de lijst ("Begintijd: 19.30 uur").

Beter anders doen

Er staat geen telling bij. Schrijf onder de lijst hoeveel leden er waren, dan is meteen te zien of het quorum is gehaald.

Begintijd: 19.30 uur

Bekijk het origineelGepubliceerd door de gemeente op haar raadsinformatiesysteem. Korte citaten met link; de afbeelding is een verkleinde eerste pagina. De naam van de notulist is zwart gemaakt.

Nederlandse Minigolf Bond

Notulen najaars-ALV, met de presentie · 22 november 2025

Wat het goed doet

Aanwezigheid is verdeeld in groepen: aanwezige functionarissen, afwezig met kennisgeving en verenigingen afwezig met en zonder kennisgeving.
De lijst telt de stemmen: hoeveel er mogelijk waren en hoeveel er vertegenwoordigd waren.

Beter anders doen

Een vacature staat bij de afwezigen met kennisgeving ("Wedstrijdleider District Oost: Vacant"). Zet een vacature apart.
Dezelfde persoon staat er in verschillende rollen met verschillend geschreven namen. Schrijf een naam overal hetzelfde.

Van de 93 mogelijke stemmen van alle verenigingen tezamen waren er 61 vertegenwoordigd in de vergadering.

Bekijk het origineelGepubliceerd door de bond op zijn website. Korte citaten met link; de afbeelding is een verkleinde eerste pagina. De namen van vertegenwoordigers van verenigingen die geen functie in de bond hebben, zijn zwart gemaakt.

Veelgestelde vragen

Moet iedereen de presentielijst tekenen?: Dat hangt af van uw statuten of reglement. Bij een VvE met het Modelreglement 2017 zijn alle aanwezige stemgerechtigden verplicht de presentielijst te tekenen, en tekent een gevolmachtigde namens de volmachtgever (artikel 50.3). In de gemeenteraad tekenen raadsleden bij binnenkomst volgens het VNG-model Reglement van orde. Bij een werkoverleg of training is een lijst zonder handtekening meestal genoeg.
Hoe registreer ik aanwezigheid bij een online of hybride vergadering?: Laat de notulist de deelnemerslijst van het programma overnemen met de tijd van binnenkomst, en noteer "online" bij de hoedanigheid. Bij een vereniging kunnen leden nu alleen op afstand stemmen als de statuten dat regelen; ze moeten dan te identificeren zijn, de vergadering rechtstreeks kunnen volgen en kunnen stemmen (artikel 2:38 leden 6 en 7 BW). Dat een ALV ook helemaal online kan, staat uitdrukkelijk pas in een toekomstige versie van artikel 2:38 BW (per 1 januari 2027): de ALV kan dan, tenzij de statuten anders bepalen, de bijeenroeper machtigen de vergadering ook of alleen elektronisch te houden, met beeld en geluid in twee richtingen. Voor een VvE staat in een toekomstige versie van artikel 5:127 BW dat de vergadering ook of alleen elektronisch toegankelijk kan zijn. Beide toekomstige teksten kunnen voor de inwerkingtreding nog wijzigen; tot dan gelden de statuten en de huidige wet.
Hoe lang bewaar ik een presentielijst?: De AVG noemt geen vaste termijn; u bepaalt zelf hoe lang u persoonsgegevens bewaart en zet dat in uw privacyverklaring (Autoriteit Persoonsgegevens). Bewaar de lijst niet langer dan nodig is voor het doel (artikel 5 AVG). Hoort de lijst bij notulen waarin een besluit of een bestuursbenoeming staat, bewaar haar dan bij die notulen.

Bronnen

Modelreglement bij splitsing in appartementsrechten 2017 (KNB, notaris.nl)Art. 51.2: het aantal stemmen van iedere eigenaar staat in de akte van splitsing. Art. 50.3: alle aanwezige stemgerechtigden tekenen de presentielijst, die bepalend is voor het quorum; een gevolmachtigde tekent namens de volmachtgever. Art. 53.1: een bestuurder kan geen gevolmachtigde zijn. Art. 56.5: quorum van twee derde voor bepaalde besluiten.
Burgerlijk Wetboek Boek 2 (wetten.overheid.nl)Art. 2:38 leden 4 en 5: schriftelijke volmacht, ook elektronisch vastgelegd, tenzij de statuten anders bepalen. Leden 6 en 7: stemmen via een elektronisch communicatiemiddel als de statuten dat bepalen, met identificatie, rechtstreeks volgen en stemmen.
Burgerlijk Wetboek Boek 2, toekomstige versie per 1 januari 2027 (wetten.overheid.nl)Art. 2:38 leden 6 en 7: de ALV kan de bijeenroeper machtigen de vergadering ook of uitsluitend elektronisch toegankelijk te maken, met een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel. De site meldt dat de tekst voor de inwerkingtreding nog kan wijzigen.
Burgerlijk Wetboek Boek 5, toekomstige versie per 1 januari 2027 (wetten.overheid.nl)Art. 5:127 lid 4: de vergadering van eigenaars kan ook of uitsluitend elektronisch toegankelijk zijn. De site meldt dat de tekst voor de inwerkingtreding nog kan wijzigen.
Gemeentewet (wetten.overheid.nl)Art. 20 lid 1: de raad wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van de leden aanwezig is.
VNG-model Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad (maart 2022)Art. 11: de griffier houdt presentielijsten bij; raadsleden tekenen bij binnenkomst.
Algemene verordening gegevensbescherming, Nederlandse tekst (EUR-Lex)Art. 5 lid 1 (minimale gegevensverwerking, opslagbeperking) en art. 13 (informatie bij het verzamelen: doeleinden, bewaartermijn).
Autoriteit Persoonsgegevens: Bewaren van persoonsgegevensDe AVG noemt geen concrete bewaartermijn; organisaties bepalen die zelf en vermelden haar in hun privacyverklaring.
KVK: Ga als vereniging goed om met privacy en de AVGEen vereniging mag een ledenlijst niet zomaar aan leden sturen; delen alleen met toestemming.
KVK: Bestuurswissel doorgevenZonder bestuur: getekende notulen van de benoeming en een getekende lijst met de namen van alle aanwezige leden.

Verwante sjablonen

Notulen maken: sjabloon en voorbeeldBestuur, ALV, werkoverleg, MR, OR, VvE en adviesraadSjabloon · Voorbeeld

Agenda voor uw vergaderingBestuur, ALV, werkoverleg, MR, OR en VvESjabloon · Voorbeeld