Meeting Notes Template
Sjablonen / Basissjablonen
Notulen

Notulen maken: sjabloon en voorbeeld

Notulen zijn het verslag van een vergadering: wie er was, wat er is besproken, wat er is besloten en wie wat gaat doen. Ze volgen de agenda, van opening en vaststelling van de agenda tot rondvraag en sluiting. Schrijf bij elk punt het besluit letterlijk op en zet acties met één naam en een datum in een lijst. Wilt u alleen de besluiten en acties vastleggen, dan is een besluitenlijst genoeg; die staat in het tweede tabblad.

Geschikt voorBestuur, ALV, werkoverleg, MR, OR, VvE en adviesraad
OnderdelenAanwezig, opening, notulen vorige keer, mededelingen, agendapunten met besluit, besluiten en acties, rondvraag, sluiting
VaststellenMeestal in de volgende vergadering
FormatenWord (A4), Google Docs, Notion, Markdown
Word Markdown
Notulen [naam vergadering], [datum].docx
Notulen [naam vergadering], [datum]
Datum en tijd[dag] [datum], [begintijd] tot [eindtijd]LocatieZaal of online (welk programma)Voorzitter Notulist 

Aanwezig

Aanwezig: [namen en functies] Afwezig met kennisgeving: Afwezig zonder kennisgeving: Gasten:

1. Opening en vaststelling agenda

De voorzitter opent om [tijd]. De agenda wordt vastgesteld zonder wijzigingen / met deze wijziging:

2. Notulen en actielijst vorige vergadering

De notulen van [datum] worden ongewijzigd / met deze wijziging vastgesteld: Open acties: zie de actielijst hieronder.

3. Mededelingen en ingekomen stukken

  • Mededeling of stuk, van wie, wat ermee gebeurt

4. Agendapunten

4.1 [Onderwerp] (stuk: [naam]) Toelichting: twee of drie regels. Besluit: wat er precies is besloten. / Geen besluit, terug op [datum] omdat [reden]. Stemming (bij een formele vergadering): [aantal] voor, [aantal] tegen, [aantal] onthoudingen, of: zonder stemming aangenomen. Uitslag volgens de voorzitter: aangenomen / verworpen.

Besluiten en acties

Nr.Besluit of actieWieWanneer klaar
B1Besluit:   
A1Actie: begin met een werkwoordEén naamDatum

Rondvraag

  • Naam: vraag of punt, en het antwoord

Sluiting en volgende vergadering

De voorzitter sluit de vergadering om [tijd]. Volgende vergadering: [datum, tijd, locatie].

Vaststelling en ondertekening

Alleen bij een formele vergadering, zoals een ALV of een VvE-vergadering. Wie vaststelt en wie tekent, staat in de statuten of het reglement. Vastgesteld in de vergadering van [datum], ongewijzigd / met wijzigingen. Voorzitter: [naam], handtekening: Secretaris of notulist: [naam], handtekening:

Word MarkdownPlakt met koppen en tabellen in Google Docs, Word of Notion.
Geschikt voorBestuur, ALV, werkoverleg, MR, OR, VvE en adviesraad
OnderdelenAanwezig, opening, notulen vorige keer, mededelingen, agendapunten met besluit, besluiten en acties, rondvraag, sluiting
VaststellenMeestal in de volgende vergadering
FormatenWord (A4), Google Docs, Notion, Markdown

Wanneer u dit sjabloon gebruikt

Echte voorbeelden

Stukken die gemeenten, raden en verenigingen zelf hebben gepubliceerd, met wat elk goed doet en wat u beter anders kunt doen. Open het origineel om het helemaal te lezen.

Eerste pagina van de besluitenlijst van de gemeenteraad van Eersel van 1 juli 2025, met aanwezigen en de eerste agendapunten

Gemeente Eersel

Besluitenlijst raadsvergadering · 1 juli 2025
Wat het goed doet
  • Bij elk punt staat de stemuitslag, en bij omstreden punten een hoofdelijke stemming met per raadslid voor of tegen.
  • Een raadslid dat later kwam, staat erbij met het punt vanaf wanneer hij er was ("vanaf agendapunt 5.1"), en dat klopt met de aantallen bij de stemmingen. Zo hoort het ook in het tabblad Besluitenlijst.
Beter anders doen
  • Er staat geen enkele tijd in: niet wanneer de vergadering begon en niet wanneer die eindigde.
  • Eén afwezige staat er op twee manieren in: "J.P.M. van Boxtel" bovenaan en "P. Van Boxtel" bij punt 1. Schrijf namen overal hetzelfde.
T. Lavrijssen (ESA) is aanwezig vanaf agendapunt 5.1.
Bekijk het origineelGepubliceerd door de gemeente op haar raadsinformatiesysteem. Korte citaten met link; de afbeelding is een verkleinde eerste pagina.
Eerste pagina van het verslag van de ALV van Vogelwerkgroep Zuid-Kennemerland van 26 november 2025, met aanwezigen en opening

Vogelwerkgroep Zuid-Kennemerland

Verslag algemene ledenvergadering · 26 november 2025
Wat het goed doet
  • Bovenaan staat wie de notulen maakte en hoeveel leden er waren en zich hadden afgemeld ("Deelnemers: 52 leden", "Afmeldingen: 2 leden").
  • De tijd van opening en sluiting staat erin, en het vaststellen van de vorige notulen is apart vastgelegd.
Beter anders doen
  • Een datum klopt niet: "volgend jaar, om precies te zijn op 14 september 2025" in een vergadering van november 2025.
  • Afspraken hebben geen naam en datum, zoals "zal ook gedeeld worden". Zet ze in de lijst Besluiten en acties met één naam.
Er zijn geen opmerkingen en de notulen worden per acclamatie vastgesteld door de ALV.
Bekijk het origineelGepubliceerd door de vereniging op haar website. Korte citaten met link; de afbeelding is een verkleinde eerste pagina.
Eerste pagina van de notulen van de MR van Werkplaats Kindergemeenschap Kees Boeke van 2 oktober 2025

Medezeggenschapsraad Werkplaats Kindergemeenschap Kees Boeke

Notulen MR-vergadering · 2 oktober 2025
Wat het goed doet
  • De kop verdeelt de rollen: voorzitter, notulant en tijdbewaker, en noemt de volgende vergadering.
  • Elk instemmingspunt eindigt met de stemming, zoals "Stemming: unaniem voor" of "(3 voor, 1 tegen)".
Beter anders doen
  • De notulen hebben de kop "Agenda Medezeggenschapsraad vergadering". Zet het woord Notulen en de datum in de titel.
  • De plaats is "kamertje tegenover Fieke" en acties hebben geen datum ("Fieke neemt deze punten mee."). Wie het later leest, weet niet waar en wanneer.
De OMR stemt in met het voorstel omtrent de ouderbijdrage voor 2025-2026 (3 voor, 1 tegen).
Bekijk het origineelGepubliceerd door de school op haar website. Korte citaten met link; de afbeelding is een verkleinde eerste pagina.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen notulen, een verslag en een besluitenlijst?
Notulen en een verslag beschrijven ook wat er is besproken; een besluitenlijst noemt alleen de besluiten, vaak met de acties erbij. Voor de gemeenteraad schrijft de Gemeentewet alleen voor dat de besluitenlijst openbaar wordt gemaakt (artikel 23 lid 6), en de toelichting bij het VNG-model Reglement van orde zegt dat het maken van een verslag niet verplicht is. Ook de ministerraad laat zowel besluitenlijsten als notulen opstellen. Voor een werkoverleg is een besluitenlijst met acties meestal genoeg.
Is een vereniging of BV verplicht notulen te maken?
Het Burgerlijk Wetboek kent geen algemene plicht om notulen van een ALV te maken; kijk in de statuten. KVK schrijft dat de secretaris van het bestuur de notulen van de ALV maakt. Het bestuur van een BV moet van de genomen besluiten van de aandeelhouders aantekening houden, die de aandeelhouders kunnen inzien (artikel 2:230 lid 4 BW). Een VvE met het Modelreglement 2017 moet van elke vergadering notulen houden, tenzij er een notarieel proces-verbaal wordt opgemaakt (artikel 50.4).
Wie stelt de notulen vast en wie ondertekent ze?
Meestal stelt de volgende vergadering de notulen vast. Bij een VvE met het Modelreglement 2017 ondertekenen de voorzitter en het bestuur, en worden de notulen in dezelfde of de eerstvolgende vergadering vastgesteld (artikel 50.4). Bij een ondernemingsraad heeft het verslag van de overlegvergadering de goedkeuring nodig van de ondernemer en de ondernemingsraad (artikel 23a lid 4 WOR). Bij een vereniging regelen de statuten of het huishoudelijk reglement het.
Hoe lang moet een vereniging notulen bewaren?
KVK schrijft dat een vereniging documenten zoals jaarrekeningen en notulen van vergaderingen minimaal zeven jaar moet bewaren. Bewaar vastgestelde notulen van een ALV waarin een bestuur is benoemd langer: als de vereniging geen bestuur meer heeft, vraagt KVK bij het doorgeven van een nieuw bestuur onder meer om getekende notulen van de ledenvergadering waarin de benoeming staat.

Bronnen

Verwante sjablonen

Agenda voor uw vergaderingBestuur, ALV, werkoverleg, MR, OR en VvESjabloon · Voorbeeld
Actielijst voor uw vergaderingBestuur, werkoverleg, projectgroep, MR, adviesraad en raadscommissieSjabloon · Voorbeeld
Presentielijst voor uw vergaderingALV van een vereniging, vergadering van eigenaars (VvE), gemeenteraad en commissies, trainingenSjabloon · Voorbeeld