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Vorlagen / Grundvorlagen
Protokoll

Protokoll-Vorlage

Ein Protokoll hält fest, wer da war, was beschlossen wurde und wer bis wann was erledigt. Für die meisten Besprechungen reicht ein Ergebnisprotokoll: nur Ergebnisse, Beschlüsse und Aufgaben, keine Diskussion. Ein Verlaufsprotokoll gibt zusätzlich den Gang der Diskussion in indirekter Rede wieder; es lohnt sich bei Gremien, Sitzungen mit Abstimmungen und überall dort, wo später nachvollziehbar sein muss, wie es zu einer Entscheidung kam. Beide Vorlagen gibt es hier zum Kopieren und als Word-Datei im A4-Format.

Geeignet fürTeam- und Projektbesprechungen, Abteilungsrunden, Arbeitskreise, Gremien und Ausschüsse
Zwei FormenErgebnisprotokoll (nur Ergebnisse und Aufgaben) und Verlaufsprotokoll (mit Diskussionsverlauf)
Wann verschickenErgebnisprotokoll am selben oder nächsten Tag, Verlaufsprotokoll innerhalb einer Woche
FormateWord (A4), Google Docs, Notion, Markdown
Word Markdown
Protokoll: [Anlass] am [Datum].docx
Protokoll: [Anlass] am [Datum]
Anlass Datum, Uhrzeit Ort oder Link Leitung Protokoll Anwesend Entschuldigt VerteilerAlle Teilnehmenden, Entschuldigte, [weitere Empfänger]

Offene Aufgaben aus dem letzten Protokoll

AufgabeWerStand
  Erledigt / läuft / neuer Termin: [Datum]

Ergebnisse

TOPThemaErgebnis oder Beschluss
1  
2  
3  

Aufgaben

WasWerBis wann
   
   

Nächster Termin

[Datum, Uhrzeit, Ort oder Link]. Themen, die schon feststehen: [ ]

Word MarkdownLässt sich mit Überschriften und Tabellen in Google Docs, Word oder Notion einfügen.
Geeignet fürTeam- und Projektbesprechungen, Abteilungsrunden, Arbeitskreise, Gremien und Ausschüsse
Zwei FormenErgebnisprotokoll (nur Ergebnisse und Aufgaben) und Verlaufsprotokoll (mit Diskussionsverlauf)
Wann verschickenErgebnisprotokoll am selben oder nächsten Tag, Verlaufsprotokoll innerhalb einer Woche
FormateWord (A4), Google Docs, Notion, Markdown

Wann Sie diese Vorlage brauchen

Echte Beispiele

Dokumente, die echte Vereine, Gremien und Behörden veröffentlicht haben, mit dem, was jedes gut macht und was Sie besser anders machen. Öffnen Sie das Original, um es ganz zu lesen.

Seite 3 des Protokolls der Feldkoordination Tempelhofer Feld vom 7. April 2025: Tabelle mit Thema, Ergebnis, Zuständigkeit und nächstem Schritt

Beteiligungsmodell Tempelhofer Feld (Berlin), Feldkoordination

Protokoll des 91. Treffens · 7. April 2025
Was es gut macht
  • Das Protokoll ist eine Tabelle mit den Spalten Thema, Information / Diskussion / Ergebnis, Wer ist zuständig und Nächster Schritt. Zu jedem Punkt sieht man auf einen Blick, wer sich kümmert, wie in der Aufgabentabelle der Vorlage.
  • Auch ein abgelehnter Vorschlag ist festgehalten: "Der Vorschlag erhält keine weiteren Zustimmungen und wird nicht angenommen."
  • Die Tagesordnung davor nennt für jeden Punkt Uhrzeit, Dauer und wer federführend ist, und eine Änderungshistorie zeigt, wer das Protokoll wann bearbeitet hat.
Besser anders machen
  • In der Spalte Nächster Schritt fehlen die Termine, etwa bei "Die Geschäftsstelle aktualisiert die Tabelle". Ergänzen Sie ein Datum, wie in der Spalte Bis wann der Vorlage.
  • Oben auf jeder Seite steht "Stand: 09. April 2025", obwohl die Änderungshistorie bis zum 6.10.2025 reicht. Aktualisieren Sie den Stand mit jeder Fassung.
  • Mehrere Beteiligte korrigieren nacheinander dasselbe Protokoll; zwei frühere Protokolle waren zu diesem Treffen noch nicht veröffentlicht. Eine feste Frist für Korrekturen verhindert das.
Ergebnis: Die Geschäftsstelle aktualisiert die Tabelle und spricht dazu mit SenMVKU ab. Die Tabelle wird beim nächsten Jour Fixe am Dienstag, 22. April besprochen.
Original ansehenAuf der Website des Beteiligungsmodells veröffentlicht; kurzer Auszug mit Link. Auf der gezeigten Seite stehen keine Namen von Privatpersonen.
Letzte Seite des Kurzprotokolls des Finanzausschusses vom 4. September 2025 mit dem Block Abstimmungen und dem Schluss der Sitzung

Deutscher Bundestag, Finanzausschuss

Kurzprotokoll der 4. Sitzung (virtuell) · 4. September 2025
Was es gut macht
  • Ein Verlaufsprotokoll, wie es § 73 der Geschäftsordnung für Ausschüsse verlangt: die beratenen Drucksachen, die Beschlüsse und der wesentliche Verlauf. Die Wortbeiträge stehen in indirekter Rede, wie im Verlaufsprotokoll der Vorlage.
  • Am Ende hält ein eigener Block Abstimmungen für jeden Antrag fest, welche Fraktionen dafür, dagegen und enthalten waren.
  • Beginn (8:30 Uhr) und Schluss (9:08 Uhr), die teilnehmenden Mitglieder nach Fraktionen und die Absprachen zum Verfahren stehen vor dem ersten Tagesordnungspunkt.
Besser anders machen
  • Die Nummern der Ausschussdrucksachen passen nicht zusammen: Im Text steht 21(8)296neu, im Abstimmungsblock 20(8)296neu, ebenso bei 1554 und 1624. Prüfen Sie Nummern und Daten, bevor Sie das Protokoll verschicken.
  • Die Beschlüsse stehen erst auf der letzten Seite. Wer nur das Ergebnis sucht, muss alles lesen; ein Satz mit den Ergebnissen am Anfang hilft.
Sodann empfiehlt der Finanzausschuss mit den Stimmen der Fraktionen CDU/CSU und SPD gegen die Stimmen der Fraktionen AfD, BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN und Die Linke die Annahme des Gesetzentwurfs auf Drucksache 21/778.
Original ansehenVom Bundestag veröffentlicht; kurzer Auszug mit Link. Genannt sind nur Abgeordnete und Regierungsmitglieder, nichts ist geschwärzt.
Erste Seite des Protokolls des Fakultätsrats Gesellschaftswissenschaften der Universität Duisburg-Essen vom 19. November 2025 mit Anwesenden, Entschuldigten und Gästen; einige Namen geschwärzt

Universität Duisburg-Essen, Fakultätsrat Gesellschaftswissenschaften

Protokoll der öffentlichen Sitzung · 19. November 2025
Was es gut macht
  • Der Kopf hat alles, was die Vorlage dort verlangt: Ort, Beginn, Ende, Anwesende nach Gruppen, Entschuldigte, Gäste mit der Zeit, bis zu der sie da waren, und wer protokolliert hat.
  • Jede Abstimmung ist als solche markiert, mit Ergebnis: "Der Fakultätsrat nimmt das Protokoll der letzten Sitzung vom 09.07.2025 mit 3 Enthaltungen an."
  • Das Protokoll der letzten Sitzung wird als eigener Tagesordnungspunkt genehmigt, wie in TOP 2 des Verlaufsprotokolls der Vorlage.
Besser anders machen
  • Die Berichte in TOP 3 füllen die Seiten 3 bis 7, die Beschlüsse folgen erst danach. Fassen Sie Berichte auf das zusammen, was die anderen wissen müssen.
  • In TOP 4 soll eine Arbeitsgruppe eingerichtet werden; ob der Fakultätsrat das beschlossen hat, steht nicht da, und die Frist lautet "bis Ende der kommenden Woche". Schreiben Sie das Ergebnis und ein Datum.
Abstimmung: Der Fakultätsrat beschließt einstimmig, die Verlängerung der Anerkennung des RISP als An-Institut der Fakultät für Gesellschaftswissenschaften beim Rektorat zu beantragen.
Original ansehenVon der Fakultät veröffentlicht; kurzer Auszug mit Link. Auf dem Bild sind die Namen von Gästen ohne genannte Funktion und von Mitarbeitenden geschwärzt.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Ergebnisprotokoll und Verlaufsprotokoll?
Das Ergebnisprotokoll enthält nur Ergebnisse, Beschlüsse und Aufgaben. Das Verlaufsprotokoll gibt zusätzlich wieder, wie die Diskussion verlaufen ist, in indirekter Rede und in der Reihenfolge der Tagesordnung. Für Team- und Projektbesprechungen reicht fast immer das Ergebnisprotokoll. Ein Verlaufsprotokoll lohnt sich, wenn später nachvollziehbar sein muss, warum etwas entschieden wurde, etwa in Gremien oder bei strittigen Entscheidungen. Ein Wortprotokoll, das jedes Wort festhält, ist zum Beispiel der Stenographische Bericht über jede Plenarsitzung des Bundestages (§ 116 GO-BT); für eine Besprechung ist es fast nie nötig.
Was gehört in ein Protokoll?
Mindestens: Anlass, Datum und Uhrzeit, Ort, Anwesende und Entschuldigte, wer geleitet und wer protokolliert hat, die besprochenen Punkte mit ihren Ergebnissen, Beschlüsse mit Abstimmungsergebnis und die Aufgaben mit Verantwortlichen und Terminen. Wie Sie das Schritt für Schritt aufschreiben, steht im Ratgeber Protokoll schreiben.
Wer schreibt das Protokoll?
Legen Sie es vor der Besprechung fest, nicht am Ende. Bei regelmäßigen Terminen bewährt sich eine feste Reihenfolge im Team. Die Sitzungsleitung sollte nicht selbst protokollieren, weil sie mit dem Leiten genug zu tun hat. In Vereinen und Gremien bestimmt oft die Satzung oder die Geschäftsordnung, wer das Protokoll führt.
Muss ein Protokoll unterschrieben werden?
Für eine interne Besprechung nicht; es genügt, das Protokoll zu verschicken und Korrekturen bis zu einem festen Tag anzunehmen. Formelle Protokolle von Vereinen, Gemeinderäten oder Eigentümerversammlungen werden unterschrieben, und wer unterschreibt, steht in der Satzung, der Gemeindeordnung oder im Gesetz.

Quellen

Passende Vorlagen

Tagesordnung-VorlageTeam- und Projektbesprechungen, Vorstandssitzungen, MitgliederversammlungenVorlage · Beispiel
Protokoll der Mitgliederversammlung (Verein)Eingetragene Vereine: Mitgliederversammlung, Jahreshauptversammlung, GründungsversammlungVorlage · Beispiel