Protokoll schreiben

Aktualisiert im Oktober 2026Von Redaktion Meeting Notes Template

Ein gutes Protokoll beantwortet drei Fragen: Was wurde entschieden, wer erledigt was bis wann, und was ist noch offen? Dazu kommen ein Kopf mit Anlass, Datum, Ort und Teilnehmenden und, bei Gremien, die Abstimmungsergebnisse. Für die meisten Besprechungen reicht ein Ergebnisprotokoll, das nur diese Punkte festhält. Ein Verlaufsprotokoll gibt zusätzlich die Diskussion in indirekter Rede wieder; es lohnt sich, wenn später nachvollziehbar sein muss, wie eine Entscheidung zustande kam. Vereine, Gemeinderäte und Eigentümergemeinschaften haben dafür außerdem Regeln in Satzung oder Gesetz.

Die Beispiele auf dieser Seite stammen aus einer erfundenen Projektbesprechung. Das ganze Protokoll dazu finden Sie in der Protokoll-Vorlage unter “Ausgefülltes Beispiel”.

Was in ein Protokoll gehört

Wie knapp das Minimum sein darf, zeigt der Bundestag: Das Protokoll einer Ausschusssitzung muss mindestens die beratenen Drucksachen und die Beschlüsse enthalten und den wesentlichen Verlauf der Beratung zusammenfassen (§ 73 der Geschäftsordnung des Bundestages). Alles andere ist eine Frage, wofür das Protokoll später gebraucht wird.

Ergebnisprotokoll oder Verlaufsprotokoll?

Entscheiden Sie vor der Besprechung, welche Form Sie schreiben:

• Ergebnisprotokoll für Team-, Projekt- und Abteilungsbesprechungen: nur Ergebnisse, Beschlüsse und Aufgaben. Es ist schnell geschrieben und wird gelesen.
• Verlaufsprotokoll für Gremien, Vorstandssitzungen und strittige Themen: zusätzlich die wichtigsten Wortbeiträge, damit man später sieht, welche Argumente es gab.
• Wortprotokoll, das jedes Wort festhält: Der Bundestag lässt über jede Plenarsitzung einen Stenographischen Bericht anfertigen (§ 116 der Geschäftsordnung). Für eine Besprechung brauchen Sie es nicht.

Vor der Besprechung

1. Klären, wer protokolliert. Nicht die Person, die leitet: Leiten und Mitschreiben zugleich geht selten gut. Bei regelmäßigen Terminen hilft eine feste Reihenfolge.
2. Die Tagesordnung ins Protokoll kopieren. Übernehmen Sie Kopf und TOPs aus der Einladung in die Vorlage. In der Besprechung schreiben Sie dann nur noch unter jeden Punkt das Ergebnis.
3. Die offenen Aufgaben vom letzten Mal oben einfügen. So beginnt die Besprechung mit dem Stand der Aufgaben, und keine geht verloren.

Während der Besprechung

• Schreiben Sie Ergebnisse, nicht Sätze. Stichworte reichen: “Start 14.4., nicht 1.4., Fotos fehlen”. Ausformulieren können Sie danach.
• Fragen Sie nach, wenn das Ergebnis unklar ist. “Halte ich fest: Der Start verschiebt sich auf den 14. April, richtig?” Das kostet zehn Sekunden und erspart eine Korrekturrunde.
• Bei Abstimmungen zählen. Notieren Sie dafür, dagegen und Enthaltungen sofort, nicht aus der Erinnerung.
• Lesen Sie am Ende die Aufgaben vor. Jede mit Person und Datum. Fehlt eines davon, merken es alle sofort.

Ergebnisse und Aufgaben formulieren

Ein Ergebnis sagt, was jetzt gilt. Ein Satz, der nur sagt, dass über etwas gesprochen wurde, hilft niemandem, der nicht dabei war.

Aufgaben schreiben Sie als Tabelle mit drei Spalten:

“Team”, “alle” oder “Marketing” in der Spalte Wer heißt in der Praxis: niemand. “Zeitnah” oder “nächste Woche” ist kein Termin. Eine Person und ein Datum machen aus einer guten Absicht eine Aufgabe.

Indirekte Rede und Präsens

Im Verlaufsprotokoll geben Sie Wortbeiträge in indirekter Rede wieder, im Präsens und mit dem Konjunktiv I:

Gesagt: “Die Fotos kommen frühestens am 20. März, der Fotograf war krank.”

Protokoll: Frau Hoffmann teilt mit, die Fotos kämen frühestens am 20. März, da der Fotograf erkrankt sei.

Schreiben Sie sachlich und ohne Wertung: nicht “Herr Krume betont zu Recht”, sondern “Herr Krume weist darauf hin”. Wörtliche Zitate nur, wenn es auf den genauen Wortlaut ankommt, etwa bei einer Erklärung, die jemand ausdrücklich zu Protokoll gibt.

Nach der Besprechung

1. Am selben oder nächsten Tag verschicken. Ein Ergebnisprotokoll, das eine Woche später kommt, liest niemand mehr, und die ersten Aufgaben sind schon fällig.
2. Eine Frist für Korrekturen nennen. “Wenn etwas nicht stimmt, bitte bis Freitag melden.” Danach gilt das Protokoll.
3. Beim nächsten Mal mit den offenen Aufgaben beginnen. Damit schließt sich der Kreis.

Protokolle von Vereinen, Gemeinderäten und Eigentümergemeinschaften

Für einige Protokolle schreiben Gesetz oder Satzung vor, was hinein muss und wer unterschreibt:

• Mitgliederversammlung eines Vereins: Die Satzung soll regeln, wie die Beschlüsse beurkundet werden (§ 58 BGB), meist mit den Unterschriften von Versammlungsleitung und Protokollführung. Nach einer Vorstandswahl oder Satzungsänderung geht das Protokoll mit der Anmeldung an das Vereinsregister (§§ 67, 71 BGB). Mehr dazu und eine Vorlage: Protokoll der Mitgliederversammlung.
• Eigentümerversammlung: Über die Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen; sie wird vom Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer unterschrieben und, wenn es einen Verwaltungsbeirat gibt, auch von dessen Vorsitzendem oder Vertreter (§ 24 Abs. 6 WEG).
• Gemeinderat: Was die Niederschrift enthalten muss, regelt die Gemeindeordnung des jeweiligen Landes. In Bayern zum Beispiel Tag und Ort der Sitzung, die anwesenden Mitglieder, die behandelten Gegenstände, die Beschlüsse und das Abstimmungsergebnis; jedes Mitglied kann verlangen, dass festgehalten wird, wie es abgestimmt hat. Unterschrieben wird sie von der oder dem Vorsitzenden und der Schriftführung, genehmigt vom Gemeinderat (Art. 54 der Bayerischen Gemeindeordnung).

Quellen

• Bürgerliches Gesetzbuch, §§ 32, 58, 67, 71 (gesetze-im-internet.de): Beschlüsse der Mitgliederversammlung, Beurkundung der Beschlüsse nach der Satzung, Anmeldung von Vorstandsänderungen und Satzungsänderungen zum Vereinsregister.
• Wohnungseigentumsgesetz, § 24 (gesetze-im-internet.de): Niederschrift der Eigentümerversammlung und wer sie unterschreibt.
• Geschäftsordnung des Deutschen Bundestages, § 73 (gesetze-im-internet.de): Mindestinhalt der Ausschussprotokolle; § 116: Stenographischer Bericht über jede Plenarsitzung.
• Bayerische Gemeindeordnung, Art. 54 (gesetze-bayern.de): Inhalt, Unterschrift und Genehmigung der Niederschrift des Gemeinderats.