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Vorlagen / Vereine und Versammlungen
Protokoll der Mitgliederversammlung

Protokoll der Mitgliederversammlung (Verein)

Das Protokoll der Mitgliederversammlung hält fest, dass ordnungsgemäß eingeladen wurde, wie viele stimmberechtigte Mitglieder da waren, was beschlossen und wer gewählt wurde, jeweils mit dem Abstimmungsergebnis, und wer die Wahl angenommen hat. Unterschrieben wird es von den Personen, die die Satzung bestimmt, meist Versammlungsleitung und Protokollführung. Wenn ein neuer Vorstand gewählt oder die Satzung geändert wurde, muss der Vorstand das beim Vereinsregister anmelden; der Anmeldung wird eine Abschrift des Protokolls beigefügt. Deshalb muss es aus sich heraus verständlich sein.

Geeignet fürEingetragene Vereine: Mitgliederversammlung, Jahreshauptversammlung, Gründungsversammlung
Wer unterschreibtWer in der Satzung steht, meist Versammlungsleitung und Protokollführung
Fürs VereinsregisterBei neuem Vorstand und bei Satzungsänderungen, über eine notariell beglaubigte Anmeldung
FormateWord (A4), Google Docs, Notion, Markdown
Word Markdown
Protokoll der [ordentlichen] Mitgliederversammlung des [Name des Vereins] e. V. am [Datum].docx
Protokoll der [ordentlichen] Mitgliederversammlung des [Name des Vereins] e. V. am [Datum]
Verein[Name] e. V., Sitz [Ort], Vereinsregister [Amtsgericht, VR-Nummer]Datum, Beginn, Ende Ort[Adresse] / hybrid oder virtuell: [Plattform, wie abgestimmt wurde]Versammlungsleitung Protokollführung Anwesend[Zahl] stimmberechtigte Mitglieder laut Anwesenheitsliste (Anlage), [Zahl] Gäste

1. Eröffnung, Einladung und Beschlussfähigkeit

[Name] eröffnet die Versammlung um [Uhrzeit]. [Name] stellt fest, dass die Mitglieder am [Datum] [per E-Mail / per Brief / durch Aushang] mit der Tagesordnung und form- und fristgerecht nach § [ ] der Satzung eingeladen wurden. Anwesend sind [Zahl] stimmberechtigte Mitglieder; die Versammlung ist beschlussfähig. Die Tagesordnung wird [ohne Änderungen / mit folgender Änderung: ] angenommen.

2. Berichte

Bericht des Vorstands: [ ]. Kassenbericht: Kassenstand am [Datum] [Betrag] Euro. Bericht der Kassenprüfer: [Ergebnis der Prüfung, Empfehlung zur Entlastung].

3. Entlastung des Vorstands

Antrag auf Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr [Jahr]. Abstimmung: [Zahl] Ja, [Zahl] Nein, [Zahl] Enthaltungen. Der Vorstand ist entlastet.

4. Wahlen

Wahlleitung: [Name]. Gewählt wird [offen per Handzeichen / geheim mit Stimmzetteln].

AmtKandidat/inJaNeinEnthaltungWahl angenommen
1. Vorsitzende/r    Ja / anwesend / schriftlich
2. Vorsitzende/r     
Kassenwart/in     

Die Amtszeit beginnt am [Datum] und dauert [Zahl] Jahre (§ [ ] der Satzung). [Geburtsdatum und Wohnort der Gewählten, falls Ihr Registergericht sie im Protokoll verlangt.]

5. Satzungsänderung

§ [ ] der Satzung erhält folgenden Wortlaut: "[neuer Wortlaut]". Die Änderung war mit der Einladung angekündigt. Abstimmung: [Zahl] Ja, [Zahl] Nein, [Zahl] Enthaltungen. Erforderlich: [drei Viertel der abgegebenen Stimmen / Mehrheit nach Satzung]. Die Änderung ist [angenommen / abgelehnt].

6. Anträge und Verschiedenes

[Anträge mit Wortlaut und Abstimmungsergebnis. Hinweise ohne Beschluss.]

Schluss und Unterschriften

Die Versammlungsleitung schließt die Versammlung um [Uhrzeit].

[Ort, Datum] ____________________ Versammlungsleitung ____________________ Protokollführung

Anlagen: Anwesenheitsliste, [Einladung mit Tagesordnung], [geänderte Satzung]

Word MarkdownLässt sich mit Überschriften und Tabellen in Google Docs, Word oder Notion einfügen.
Geeignet fürEingetragene Vereine: Mitgliederversammlung, Jahreshauptversammlung, Gründungsversammlung
Wer unterschreibtWer in der Satzung steht, meist Versammlungsleitung und Protokollführung
Fürs VereinsregisterBei neuem Vorstand und bei Satzungsänderungen, über eine notariell beglaubigte Anmeldung
FormateWord (A4), Google Docs, Notion, Markdown

Wann Sie diese Vorlage brauchen

Echte Beispiele

Dokumente, die echte Vereine, Gremien und Behörden veröffentlicht haben, mit dem, was jedes gut macht und was Sie besser anders machen. Öffnen Sie das Original, um es ganz zu lesen.

Seite 2 des Protokolls der Jahreshauptversammlung der Freiwilligen Feuerwehr Okriftel vom 30. Januar 2026 mit der geheimen Wahl des Vorsitzenden; ein Name ist geschwärzt

Freiwillige Feuerwehr Okriftel am Main e. V.

Jahreshauptversammlung mit Vorstandswahl · 30. Januar 2026
Was es gut macht
  • Die Wahl des Vorsitzenden ist geheim und vollständig ausgezählt: 34 Ja, 3 Nein, 2 Enthaltungen, 2 ungültig. Das sind genau die 41 Wahlberechtigten, die vorher festgestellt wurden. So sieht der Abschnitt Wahlen der Vorlage bei einer geheimen Wahl aus.
  • Für jedes Amt steht, dass die gewählte Person die Wahl annimmt. Für die beiden Abwesenden ist vermerkt, dass sie der Wahl vorher schriftlich zugestimmt haben und das Amt annehmen.
  • Beginn und Ende der Versammlung sind festgehalten, und am Ende stehen der neue Vorsitzende und der Schriftführer als Unterzeichner.
Besser anders machen
  • Bei den übrigen Ämtern stehen nur Nein-Stimmen und Enthaltungen, etwa "bei 1 Nein Stimme, 4 Enthaltungen und den verbleibenden Ja Stimmen". Die Registergerichte wollen das Ergebnis ziffernmäßig genau: Schreiben Sie auch die Ja-Stimmen hin.
  • Die drei Beisitzer werden "als Block" gewählt. Gehören sie zum Vorstand, ist das nur zulässig, wenn die Satzung es ausdrücklich erlaubt; dann sollte das Protokoll die Bestimmung nennen.
  • Es fehlt, wer die Versammlung geleitet hat und wann und wie eingeladen wurde. Beides gehört in den ersten Abschnitt der Vorlage, Eröffnung, Einladung und Beschlussfähigkeit.
Für das Amt des Vorsitzenden wird Andreas Weber vorgeschlagen. Er stellt sich zur Wahl bereit. Es wird eine geheime Wahl gefordert. Die Auszählung ergibt folgende Stimmen: 34 Ja 3 Nein 2 Enthaltungen 2 Ungültig Andreas Weber nimmt die Wahl an.
Original ansehenVom Verein auf seiner Website veröffentlicht; kurzer Auszug mit Link. Auf dem Bild ist der Name eines Gastes geschwärzt, der die Wahl geleitet hat.
Seite 5 des Protokolls der Jahreshauptversammlung des LIF-Fördervereins vom 3. Juni 2025: Wahl jedes Vorstandsmitglieds mit Stimmenzahl und Annahme der Wahl

Förderverein Onkologie der Hochtaunus-Kliniken e. V. (LIF)

Jahreshauptversammlung mit Vorstandswahl und Satzungsänderung · 3. Juni 2025
Was es gut macht
  • Jedes Amt wird einzeln gewählt, jeweils mit Ja-Stimmen, Enthaltungen und Gegenstimmen, und nach jeder Wahl steht, dass die Person annimmt. Genau dafür ist die Wahltabelle der Vorlage gedacht.
  • Bevor zum ersten Mal abgestimmt wird, beschließt die Versammlung, per Handzeichen abzustimmen (13 von 13 dafür).
  • Die Zahl der Beisitzer wird erst erhöht, dann gewählt, und das Protokoll zitiert die Satzungsbestimmung, die das erlaubt. Die Satzungsergänzung steht im vollen Wortlaut im Protokoll.
Besser anders machen
  • Die Ergänzung steht in § 3, "Zweck des Vereins". Für eine Änderung des Vereinszwecks verlangt § 33 BGB die Zustimmung aller Mitglieder, wenn die Satzung nichts anderes regelt. Beschlossen haben 13 Anwesende bei 81 Mitgliedern; das Protokoll sagt nicht, welche Mehrheit die Satzung vorsieht und ob die Änderung mit der Einladung angekündigt war.
  • Drei Gewählte nehmen die Wahl "in Abwesenheit an", ohne dass dasteht, wie. Legen Sie die schriftliche Erklärung als Anlage bei.
  • Wie eingeladen wurde, steht nirgends, und wer protokolliert hat, erst in der Unterschriftszeile.
Sind die Mitglieder mit der Wahl von Frau Giesecke als Vorstandsvorsitzende des Fördervereins einverstanden? 12 Ja-Stimmen, 1 Enthaltungen, 0 Gegenstimmen … Frau Giesecke nimmt die Wahl als Vorstandsvorsitzende des Fördervereins an.
Original ansehenAuf der Website der Hochtaunus-Kliniken veröffentlicht; kurzer Auszug mit Link. Auf der gezeigten Seite stehen nur gewählte Vorstandsmitglieder, nichts ist geschwärzt.
Erste Seite des Protokolls der Jahreshauptversammlung des RVDU vom 5. Mai 2024 mit Einladung, Mitgliederzahl und Beschlussfähigkeit

Rheinischer Heimstätten-Verein Düsseldorf-Unterrath e. V. (RVDU)

Jahreshauptversammlung mit Satzungsänderung · 5. Mai 2024
Was es gut macht
  • Der erste Abschnitt hat alles, was die Vorlage unter Eröffnung, Einladung und Beschlussfähigkeit verlangt: wer wann eröffnet hat, wie und wie lange vorher eingeladen wurde, die Mitgliederzahl (371), die stimmberechtigten Anwesenden (48) und die Feststellung der Beschlussfähigkeit.
  • Der neue Wortlaut von § 6 steht im Protokoll, mit dem Hinweis, dass er allen Mitgliedern mit der Einladung zuging. So ist belegt, was § 32 BGB verlangt: Der Gegenstand war bei der Einberufung bezeichnet.
  • Das Protokoll des Vorjahres lag vorher auf der Website und vor Beginn zur Einsicht aus und wird als eigener Punkt genehmigt.
Besser anders machen
  • "Abgegeben wurden insgesamt 48 Stimmen, davon waren 46 Ja-Stimmen und 0 Nein-Stimmen": Wofür die übrigen 2 stehen, sagt das Protokoll nicht. Schreiben Sie die Enthaltungen hin, damit die Zahlen aufgehen.
  • Die fünf bisherigen Beisitzer werden gemeinsam "einstimmig in ihrem Amt bestätigt". Gehören sie zum Vorstand, ist eine solche Blockwahl nur zulässig, wenn die Satzung sie erlaubt.
  • In der Fußzeile der zweiten Seite stehen Privatanschriften und Telefonnummern der beiden Vorsitzenden. Für das Vereinsregister und die Website gehören solche Daten nicht ins Protokoll.
Zum Zeitpunkt der JHV hatte der Verein 371 Mitlieder, die 609 Personen repräsentieren. Anwesend waren 53 Teilnehmer, davon 48 stimmberechtigte Mitglieder und 5 Gäste. Die Beschlussfähigkeit wurde festgestellt.
Original ansehenVom Verein auf seiner Website veröffentlicht; kurzer Auszug mit Link. Auf der gezeigten ersten Seite stehen nur Vorstandsmitglieder (1. und 2. Vorsitzende, 1. Schriftführer, 1. Kassiererin) und die gewählten Kassenprüfer, nichts ist geschwärzt. Unter Punkt 4 nennt das Protokoll nur den 2. Vorsitzenden, der die Namen verlas; die Verstorbenen selbst sind nicht genannt.

Häufige Fragen

Wer muss das Protokoll der Mitgliederversammlung unterschreiben?
Das regelt die Satzung: Nach § 58 BGB soll sie bestimmen, wie die Beschlüsse beurkundet werden. Meist unterschreiben Versammlungsleitung und Protokollführung. Steht in Ihrer Satzung etwas anderes, etwa dass zwei Vorstandsmitglieder unterschreiben, gilt das. Für das Vereinsregister zählt, dass die Unterschriften der Satzung entsprechen.
Müssen die Mitglieder das Protokoll genehmigen?
Das BGB schreibt es nicht vor. Viele Satzungen sehen vor, dass das Protokoll in der nächsten Versammlung genehmigt wird oder dass Mitglieder innerhalb einer Frist Einwände erheben können. Für die Anmeldung beim Vereinsregister müssen Sie darauf nicht warten: Eingereicht wird das unterschriebene Protokoll.
Was ist der Unterschied zwischen Mitgliederversammlung und Jahreshauptversammlung?
Rechtlich keiner: Das BGB kennt nur die Mitgliederversammlung. Jahreshauptversammlung oder ordentliche Mitgliederversammlung nennen viele Vereine die jährliche Versammlung mit Berichten, Kassenprüfung, Entlastung und Wahlen. Eine außerordentliche Mitgliederversammlung beruft der Vorstand ein, wenn es das Interesse des Vereins erfordert, oder auf Verlangen des in der Satzung bestimmten Teils der Mitglieder, ohne Regelung eines Zehntels (§§ 36, 37 BGB).
Geht ein Beschluss auch ohne Versammlung?
Ja, wenn alle Mitglieder in Textform zustimmen, also zum Beispiel per E-Mail (§ 32 Abs. 3 BGB). Bei größeren Vereinen gelingt das selten. Dann bleibt die Versammlung, auch als hybride oder virtuelle: Hybrid geht, wenn die Einladung es vorsieht; rein virtuell, wenn die Mitglieder das vorher beschlossen haben oder die Satzung es erlaubt.

Quellen

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