Eine Tagesordnung listet die Themen einer Besprechung in der Reihenfolge, in der sie dran sind, jeweils mit der Person, die das Thema einbringt, der geplanten Zeit und dem Ziel: Entscheidung, Meinungsbild oder Information. Verschicken Sie sie mit der Einladung, damit sich alle vorbereiten können. Bei Vereinen, Gemeinderäten und Eigentümerversammlungen ist die Tagesordnung mehr als eine Hilfe: Beschlüsse sind dort nur gültig, wenn der Gegenstand vorher in der Einladung stand.
Geeignet fürTeam- und Projektbesprechungen, Vorstandssitzungen, Mitgliederversammlungen
Wann verschickenMit der Einladung, mindestens einen Arbeitstag vorher; bei Vereinen in der Frist der Satzung
SpaltenTOP, Thema, Wer, Zeit, Ziel
FormateWord (A4), Google Docs, Notion, Markdown
Word Markdown Kopiert. Fügen Sie es in Ihr Dokument ein.
Tagesordnung: [Besprechung] am [Datum].docx
Tagesordnung: [Besprechung] am [Datum]
Datum, UhrzeitOrt oder LinkZielWas am Ende feststehen sollBitte vorher lesen[Unterlagen, als Anhang]
Tagesordnungspunkte
TOP
Thema
Wer
Zeit
Ziel
1
Offene Aufgaben aus dem letzten Protokoll
5 Min.
Jede Aufgabe erledigt oder neu terminiert
2
Entscheidung / Meinungsbild / Information
3
4
Aufgaben vorlesen
Protokoll
5 Min.
Jede Aufgabe hat Wer und Bis wann
Verschiedenes
[Kurze Hinweise, keine Entscheidungen. Was entschieden werden muss, kommt auf die nächste Tagesordnung.]
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Einladung und Tagesordnung: Mitgliederversammlung [Verein] am [Datum].docx
Einladung und Tagesordnung: Mitgliederversammlung [Verein] am [Datum]
Datum, UhrzeitOrt oder Link[bei hybrider oder virtueller Versammlung: wie Mitglieder teilnehmen und abstimmen]Eingeladen am[Datum, Form laut Satzung]Anträge bis[Datum, falls die Satzung eine Frist vorsieht]Anlagen[Protokoll der letzten Versammlung, Kassenbericht, Wortlaut der Satzungsänderung]
Tagesordnungspunkte
TOP
Thema
Wer
Zeit
Ziel
1
Begrüßung, ordnungsgemäße Einladung und Beschlussfähigkeit
Vorstand
5 Min.
Feststellung
2
Wahl der Versammlungsleitung und der Protokollführung, soweit die Satzung sie nicht festlegt
Vorstand
5 Min.
Entscheidung
3
Genehmigung der Tagesordnung
Versammlungsleitung
Entscheidung
4
Genehmigung des Protokolls der Mitgliederversammlung vom [Datum]
Versammlungsleitung
Entscheidung
5
Bericht des Vorstands über [Jahr]
Vorstand
Information
6
Kassenbericht [Jahr]
Kassenwart/in
Information
7
Bericht der Kassenprüfer
Kassenprüfer
Information
8
Entlastung des Vorstands
Kassenprüfer
Entscheidung
9
Wahlen: [Ämter, z. B. Vorstand, Kassenprüfer]
Wahlleitung
Entscheidung
10
Satzungsänderung: [§ und Inhalt], Wortlaut in der Anlage
Vorstand
Entscheidung
11
Haushaltsplan und Mitgliedsbeitrag [Jahr]
Vorstand
Entscheidung
12
Anträge der Mitglieder: [Antrag und Antragsteller/in]
Entscheidung
Verschiedenes
[Hinweise und Fragen, keine Beschlüsse: Beschlüsse sind nur über Gegenstände gültig, die in dieser Einladung stehen.]
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Tagesordnung: Projektbesprechung Onlineshop am 23. März 2026
Ausgefülltes Beispiel
Tagesordnung: Projektbesprechung Onlineshop am 23. März 2026
Datum, UhrzeitMontag, 23. März 2026, 10:00 bis 10:45 UhrOrt oder LinkVideokonferenzZielEntscheiden, ob der Shop am 14. April online gehen kannBitte vorher lesenFotoauswahl (Ordner "Fotos März"), Ergebnis der Testbestellung
Tagesordnungspunkte
TOP
Thema
Wer
Zeit
Ziel
1
Offene Aufgaben aus dem Protokoll vom 9. März
Julia
5 Min.
Jede Aufgabe erledigt oder neu terminiert
2
Sind die Fotos gut genug für den Start?
Lena
10 Min.
Entscheidung: freigeben oder nachfotografieren
3
Was ist bei der Testbestellung schiefgegangen?
Selin
15 Min.
Liste der Fehler mit Verantwortlichen
4
Bleibt es beim 14. April?
Julia
10 Min.
Entscheidung über den Starttermin
5
Aufgaben vorlesen
Tim
5 Min.
Jede Aufgabe hat Wer und Bis wann
Verschiedenes
Max: Osterferien der Backstube vom 6. bis 10. April (nur zur Info).
Die Bäckerei Krume und alle genannten Personen sind erfunden.
Geeignet fürTeam- und Projektbesprechungen, Vorstandssitzungen, Mitgliederversammlungen
Wann verschickenMit der Einladung, mindestens einen Arbeitstag vorher; bei Vereinen in der Frist der Satzung
SpaltenTOP, Thema, Wer, Zeit, Ziel
FormateWord (A4), Google Docs, Notion, Markdown
Wann Sie diese Vorlage brauchen
Sie laden zu einer Besprechung ein und wollen, dass alle wissen, was entschieden werden soll und was sie vorbereiten müssen.
Ihre Besprechungen dauern regelmäßig länger als geplant, weil Themen ohne Zeitrahmen besprochen werden.
Der Verein lädt zur Mitgliederversammlung ein, und Wahlen oder eine Satzungsänderung müssen schon in der Einladung stehen.
Echte Beispiele
Dokumente, die echte Vereine, Gremien und Behörden veröffentlicht haben, mit dem, was jedes gut macht und was Sie besser anders machen. Öffnen Sie das Original, um es ganz zu lesen.
Stadt Oberderdingen (Baden-Württemberg), Gemeinderat
Einladung zur öffentlichen Sitzung mit Tagesordnung · 27. Januar 2026
Was es gut macht
Die meisten Punkte sagen, was mit ihnen passieren soll: "Beschlussfassung", "Grundsatzbeschluss" oder "Kenntnisnahme". Das ist die Spalte Ziel der Vorlage.
Unter jedem Punkt erklären ein bis drei Sätze, worum es geht und was der Gemeinderat entscheiden soll.
Die Regeln der Fragestunde stehen gleich dabei (höchstens zwei Angelegenheiten, nicht länger als drei Minuten), und die Einladung sagt, wo die Sitzungsvorlagen zu finden sind.
Besser anders machen
Es gibt nur eine Anfangszeit, keine Zeit pro Punkt. Bei zehn Punkten mit Haushalt und Feuerwehrbedarfsplan hilft eine grobe Planung, wie in der Spalte Zeit der Vorlage.
TOP 9 trägt keinen Vermerk, obwohl der Text sagt: "Der Gemeinderat beschließt". Kennzeichnen Sie jeden Punkt, über den abgestimmt wird.
Die Kommunen sind gesetzlich verpflichtet, alle fünf Jahre einen Feuerwehrbedarfsplan zu erstellen und fortzuschreiben. Der Gemeinderat beschließt den Feuerwehrbedarfsplan für die Jahre 2026 bis 2030 für die Stadt Oberderdingen.
Original ansehenVon der Stadt veröffentlicht; kurzer Auszug mit Link. Genannt sind nur der Bürgermeister und Mitglieder des Gemeinderats.
Hamburger Leichtathletik-Verband e. V.
Einladung zum ordentlichen Verbandstag · 24. Juni 2026 (Einladung vom 12. Mai 2026)
Was es gut macht
Punkte, über die abgestimmt wird, sagen das schon im Titel, etwa "Beschlussfassung über die Entlastung des Präsidiums für das Jahr 2025". Nach § 32 BGB muss der Gegenstand eines Beschlusses bei der Einberufung bezeichnet sein; hier ist er es eindeutig.
Eine feste Frist für Anträge: "spätestens bis zum 03. Juni 2026", drei Wochen vor dem Verbandstag.
Die Hinweise erklären, wer wie viele Stimmen hat, und dass die Unterlagen zwei Wochen vorher verschickt werden.
Besser anders machen
Die Antragsfrist steht nur in den Hinweisen auf Seite 3, nicht bei TOP 11, Anträge. Schreiben Sie sie an beide Stellen.
Keine Zeiten pro Punkt, und wer berichtet, steht nur als Amt da.
Alle Anträge müssen schriftlich, spätestens bis zum 03. Juni 2026, an die HLV-Geschäftsstelle gesendet werden (Posteingang).
Original ansehenVom Verband auf seiner Website veröffentlicht; kurzer Auszug mit Link. Auf der gezeigten Seite stehen keine Namen.
Universität Potsdam, Senat
Einladung zur 338. Sitzung mit vorläufiger Tagesordnung · 16. April 2025 (Einladung vom 7. April 2025)
Was es gut macht
Sie ist als "Vorläufige Tagesordnung" überschrieben; ihre Genehmigung ist TOP 01, die des letzten Protokolls TOP 02.
Ein Sternchen markiert den Punkt, über den nach Hochschulgesetz und Grundordnung beschlossen werden muss: "*Beschlussfassung nach BbgHG § 67 (1) und GrundO Artikel 1 12 (1a)".
Öffentlicher und nichtöffentlicher Teil sind getrennt, jeder mit eigenem Punkt Verschiedenes, und die Unterpunkte sind durchnummeriert (8.2.1, 8.2.2 …), sodass sich das Protokoll genau auf jede Ordnung beziehen kann.
Besser anders machen
Das Sternchen steht nur bei TOP 08. Ob auch bei der Wahl (TOP 03) und beim Haushalt (TOP 12) abgestimmt wird, sagt die Tagesordnung nicht; die Spalte Ziel der Vorlage macht das für jeden Punkt klar.
Keine Zeiten und keine Namen, wer einen Punkt einbringt.
Einladung zu der 338. Sitzung des Senats der Universität Potsdam am Mittwoch, dem 16.04.2025 um 14:15 Uhr, Raum 1.03, Haus 9, Neues Palais
Original ansehenVon der Universität veröffentlicht; kurzer Auszug mit Link. Auf der gezeigten Seite stehen keine Namen.
Häufige Fragen
Was ist ein TOP?
TOP steht für Tagesordnungspunkt. Die Punkte werden durchnummeriert, damit sich Einladung, Diskussion und Protokoll aufeinander beziehen lassen: "Zu TOP 3 wurde beschlossen ...". Im Protokoll übernehmen Sie dieselben Nummern.
Wie lange vorher muss die Tagesordnung verschickt werden?
Für Besprechungen gibt es keine Regel; mindestens einen Arbeitstag vorher ist ein guter Wert, bei Unterlagen zum Lesen mehr. Für Vereine steht die Frist in der Satzung. Für Gemeinderäte regelt sie die Gemeindeordnung des Landes, für Eigentümerversammlungen das Wohnungseigentumsgesetz.
Darf unter "Verschiedenes" etwas beschlossen werden?
In einer Teambesprechung spricht nichts dagegen, wenn alle Betroffenen da sind. In einer Mitgliederversammlung nicht: Nach § 32 BGB muss der Gegenstand eines Beschlusses bei der Einberufung bezeichnet sein, und "Verschiedenes" bezeichnet keinen Gegenstand. Dasselbe gilt in Eigentümerversammlungen nach § 23 des Wohnungseigentumsgesetzes.
Kann die Tagesordnung in der Besprechung noch geändert werden?
Die Reihenfolge ja, und auch Punkte streichen oder vertagen. Neue Punkte zur Entscheidung aufnehmen sollten Sie nur, wenn alle Betroffenen da sind. In einer Mitgliederversammlung kann über einen neuen Punkt nur gesprochen, aber nicht wirksam beschlossen werden, es sei denn, die Satzung erlaubt Dringlichkeitsanträge.
