Como fazer uma ata de reunião

Atualizado em outubro de 2026Por Equipe Meeting Notes Template

Para fazer uma ata de reunião, registre quem participou, o que foi decidido em cada item da pauta e quem ficou responsável por cada encaminhamento, com prazo. A ata não reproduz a conversa: ela diz o que foi resolvido, não quem falou o quê. Monte o cabeçalho a partir da pauta da reunião, anote cada decisão na hora em que ela acontece e, no fim, leia em voz alta o que foi decidido. Depois, passe a limpo no mesmo dia e colha a aprovação e as assinaturas que o estatuto, a convenção ou o regimento interno pedirem.

Os exemplos desta página usam a Associação de Moradores do Jardim Ipê, uma associação fictícia que também aparece no modelo de ata de reunião. Marta Regina Souza preside a diretoria e Paulo Henrique Lima, o secretário, lavra as atas.

Ata ou memória de reunião?

A ata é o registro formal: é lida, aprovada, assinada e vale como documento da organização. Associações, condomínios, igrejas, conselhos e sócios de empresa fazem ata porque votam decisões que valem também para quem faltou. Uma reunião interna de equipe, sem votação, se resolve com uma memória de reunião ou uma ata de reunião de equipe simples, que estão no mesmo modelo. O passo a passo abaixo serve para as duas.

O que registrar na ata e o que deixar de fora

Um teste simples: quem faltou à reunião consegue, lendo só a ata, saber o que mudou e o que precisa fazer? Se consegue, a ata tem o suficiente.

Passo a passo: antes, durante e depois da reunião

Antes

1. Copie a pauta para o rascunho. Cada item vira um título ou um parágrafo. Se houve edital, a ordem do dia do edital é a ordem da ata.
2. Prepare o cabeçalho: organização, tipo de reunião, data, local, quem preside e quem secretaria.
3. Leve a lista de presença para assinar, a ata anterior para leitura e os encaminhamentos abertos para conferir.
4. Combine com quem preside que o resultado de cada votação seja anunciado em voz alta (“aprovado por 5 votos a 1”).

Durante

1. Anote decisões, não diálogos. Em vez de “José Carlos acha melhor esperar”, escreva só o que foi decidido.
2. Marque cada linha com uma letra: D para decisão, E para encaminhamento, P para pergunta sem resposta e ? para algo que alguém disse estar feito, mas precisa ser confirmado.
3. Conte os votos a favor, contra e as abstenções, e confira se a soma bate com os presentes com direito a voto.
4. Pergunte quando não estiver claro. “Quem fica com isso, e até quando?” é a pergunta mais útil de quem secretaria.

Depois

1. Passe a limpo no mesmo dia, enquanto você ainda entende as próprias abreviações.
2. Mande a minuta para quem presidiu conferir e depois aos participantes, com prazo para correções.
3. Colha a aprovação e as assinaturas e arquive a ata com os anexos: lista de presença, procurações, relatórios.
4. Leia os encaminhamentos no início da próxima reunião, para conferir o que foi feito.

Ata em texto corrido ou em tópicos

Texto corrido é o formato tradicional: um bloco só, sem parágrafos nem linhas em branco, na ordem da reunião, para não sobrar espaço onde alguém acrescente algo depois. É o que se espera em livro de atas e em atas levadas a registro, e é comum em assembleias de condomínio, associações, igrejas e conselhos. Muitas organizações escrevem também os valores e os votos por extenso, entre parênteses.

Tópicos são mais fáceis de ler e de conferir. Funcionam em reuniões de equipe, em diretorias que arquivam a ata em pasta digital e sempre que o estatuto, a convenção ou o regimento não pedem outro formato.

A mesma deliberação nos dois formatos:

Texto corrido: Em seguida, o diretor de patrimônio, Rogério Santos, propôs gastar até R$ 1.200,00 (mil e duzentos reais) com tinta e material para a pintura da quadra, com mão de obra voluntária em mutirão, e a proposta foi aprovada por cinco votos a um.

Tópicos: Pintura da quadra. Proposta de Rogério Santos: gastar até R$ 1.200,00 com tinta e material, com mão de obra voluntária em mutirão. Aprovada por 5 votos a 1.

Se a ata vai a cartório ou à Junta Comercial, pergunte antes em que formato ela é aceita.

Como escrever decisões e encaminhamentos

Escreva cada decisão em uma frase: o que muda, a partir de quando, quanto custa e o resultado da votação. Cada encaminhamento precisa de três coisas:

• Um responsável. Uma pessoa, não “a diretoria” nem “a equipe”. Se duas pessoas vão trabalhar juntas, escreva o nome de quem presta contas.
• Um prazo. Uma data, não “semana que vem” nem “assim que possível”.
• Como saber que foi feito. Algo que dê para conferir: um e-mail enviado, um orçamento na pasta, um protocolo da prefeitura.

Quando ninguém assume um encaminhamento, escreva “sem responsável”, para o item voltar na próxima pauta em vez de sumir. Quando um prazo muda, anote o novo e o antigo (“prazo 23/10, era 16/10”). E quando um assunto termina sem decisão, escreva “não houve decisão” e diga quem cuida dele até voltar. Sem essa frase, quem ler depois vai supor que algo foi decidido.

Aprovação, assinatura e livro de atas

A ata é lida e aprovada no fim da própria reunião ou no início da seguinte. Por isso a frase de encerramento diz “lida e aprovada” ou “que será lida na próxima reunião”.

• Quem assina: em geral, quem presidiu e quem secretariou. Algumas organizações colhem a assinatura de todos os presentes, na ata ou na lista de presença anexa. Quem precisa assinar está no estatuto, na convenção, no regimento interno ou no contrato social.
• Encerramento: a fórmula tradicional é “Nada mais havendo a tratar, a presidente encerrou a reunião às 20h47. Eu, Paulo Henrique Lima, secretário, lavrei a presente ata, que, lida e aprovada, vai assinada por mim e pela presidente.”
• Livro de atas: muitas organizações ainda usam livro com páginas numeradas, escrito à mão em texto corrido. Um erro de escrita costuma ser corrigido no próprio texto com a palavra “digo” (“no dia quinze, digo, dezesseis”), sem rasura. Outras digitam, imprimem, colhem as assinaturas e arquivam as folhas em ordem.
• Correções depois de aprovada: a ata aprovada não é alterada nem rasurada. A correção é aprovada em reunião seguinte e registrada na nova ata ou em uma ata de retificação.

Para assembleias e eleições, a ata tem exigências próprias: a ata de assembleia de condomínio registra convocação, unidades presentes e procurações, e a ata de eleição traz a qualificação dos eleitos e o período do mandato. Em escolas, a ata de reunião escolar fala da turma sem expor alunos.

Exemplo: das anotações ao trecho da ata

Anotações de Paulo durante a reunião da diretoria do Jardim Ipê, do jeito que ele digitou no celular:

Antes (anotações durante a reunião)

dir. ter 13/10 19h08. MR JC PH CF FO RS. AB falta justif.
convid: Antônio e Luana (r. Paineiras)
ata set: ok, mas portão foi 380 e não 350
tes: saldo 4.870,35 em 30/9, rel. anexo
quadra: RS propõe até 1.200 tinta/material, mutirão
  JC: não seria melhor esperar o reajuste? discussão longa
D aprov 5x1
E RS 3 orçam. 27/10
ginástica: salão qui 8-10h, grátis até mar/27
D unân.
E JC avisa coord. 20/10
reajuste 25 -> 30: estatuto diz assembleia. vai p/ 28/11
E MR edital 30/10
D confrat. adiada
E FO datas salão 06/11
Paineiras: poste apagado, galhos na fiação. pedir prefeitura
E quem?? Antônio talvez
encerr. 20h47

Depois (trecho da ata em texto corrido)

Ata da reunião ordinária da diretoria da Associação de Moradores do Jardim Ipê. Às dezenove horas e oito minutos do dia treze de outubro de dois mil e vinte e seis, na sede da associação, na Rua dos Ipês, 210, Campinas (SP), reuniu-se a diretoria da Associação de Moradores do Jardim Ipê, com a presença de Marta Regina Souza (presidente), José Carlos Andrade (vice-presidente), Paulo Henrique Lima (secretário), Cláudia Ferreira (tesoureira), Fernanda Oliveira (diretora social) e Rogério Santos (diretor de patrimônio), atingido o quórum, conforme lista de presença anexa. Ausente, com justificativa, Ana Beatriz Costa (diretora de comunicação). Presentes como convidados os moradores Antônio Pereira e Luana Martins. A ata da reunião de 8 de setembro de 2026 foi lida e aprovada com uma correção: o conserto do portão da sede custou R$ 380,00 (trezentos e oitenta reais), e não R$ 350,00. […] O diretor de patrimônio propôs gastar até R$ 1.200,00 (mil e duzentos reais) com tinta e material para a pintura da quadra, com mão de obra voluntária em mutirão, e a proposta foi aprovada por cinco votos a um; Rogério Santos trará três orçamentos até 27 de outubro. […] Em assuntos gerais, os moradores Antônio Pereira e Luana Martins relataram um poste apagado e galhos encostando na fiação da Rua das Paineiras. A diretoria concordou em pedir à prefeitura a poda e a troca da lâmpada, mas ninguém assumiu o pedido, e o responsável será definido na próxima reunião. Nada mais havendo a tratar, a presidente encerrou a reunião às vinte horas e quarenta e sete minutos. Eu, Paulo Henrique Lima, secretário, lavrei a presente ata, que será lida na próxima reunião e, depois de aprovada, assinada por mim e pela presidente.

O que mudou entre as duas versões:

• As iniciais viraram nomes e cargos, e as datas e valores ganharam a forma por extenso.
• A discussão sobre esperar o reajuste saiu. Ninguém pediu para fazer constar a posição de José Carlos.
• “Antônio talvez” não virou responsável. Ele não confirmou, então a ata diz que ninguém assumiu e que o assunto volta.

A ata completa dessa reunião, em tópicos e com a tabela de encaminhamentos, está no modelo de ata de reunião. Para atas inteiras de equipe, condomínio, escola e igreja, prontas para copiar e adaptar, veja ata de reunião pronta.

Erros comuns

• Transcrever a reunião. Ninguém lê dez páginas de “fulano disse”.
• Decisão sem número. “A maioria aprovou o aumento” não diz quanto, desde quando nem por quantos votos.
• Encaminhamento sem dono. “A diretoria vai ver” quer dizer que ninguém vai ver.
• Completar presença ou votos de memória. Se ninguém contou, não invente a contagem nem escreva “unanimidade” para fechar a ata.
• Reescrever uma ata já aprovada. A correção vai na ata seguinte, nunca por cima da antiga.
• Expor dados pessoais. Saúde, salário e notas de aluno não entram numa ata que passa por muitas mãos.
• Mandar a ata uma semana depois. A essa altura, cada um já agiu pela própria lembrança.

Perguntas frequentes

Quem deve fazer a ata da reunião?

Quem secretaria a reunião, que é quem “lavra a ata”. Em associações, igrejas e conselhos, em geral é o secretário ou a secretária eleita; em assembleias de condomínio, o secretário da mesa escolhido no início. Em reuniões de equipe, o ideal é alguém que não esteja conduzindo, porque é difícil mediar e anotar ao mesmo tempo.

A ata de reunião precisa ser registrada em cartório?

Depende da ata. Atas de reuniões internas de equipe só ficam arquivadas. Em associações e ONGs, as atas de eleição da diretoria e de alteração do estatuto vão ao Registro Civil de Pessoas Jurídicas. Em empresas registradas na Junta Comercial, vão à Junta as atas que alteram o contrato social ou o estatuto, aprovam as contas ou elegem administradores. Em condomínios, atas de assembleia como a de eleição do síndico costumam ser registradas no Registro de Títulos e Documentos, porque bancos e a Receita Federal pedem a ata registrada. Pergunte ao cartório ou à Junta o que é exigido; este texto não substitui orientação jurídica.

A ata pode ser digital e assinada eletronicamente?

Muitas organizações já digitam a ata, enviam em PDF e colhem as assinaturas por uma plataforma de assinatura eletrônica, o que costuma bastar para atas internas. Se a ata vai a registro, ou se um banco ou órgão público vai pedi-la, pergunte antes ao cartório ou à Junta Comercial que tipo de assinatura eletrônica eles aceitam. Confira também se o estatuto, a convenção ou o regimento falam em livro de atas.

A ata precisa ter todas as falas?

Não. A ata registra o que foi decidido, não quem falou o quê. A exceção é quando alguém pede para “fazer constar em ata” a sua posição: aí você registra a declaração, com o nome da pessoa, em uma ou duas linhas. Em atas formais, registre também quem apresentou cada proposta.

Em quanto tempo enviar a ata?

Mande a minuta no mesmo dia, ou no máximo em 24 horas, com um prazo para correções. A aprovação formal pode ficar para a reunião seguinte. Em condomínios, a convenção costuma fixar um prazo para enviar a cópia da ata da assembleia a todos os condôminos, inclusive aos que faltaram; confira o seu.