Modelo de memória de reunião

Quando usar este modelo

• Você precisa de uma página limpa para anotar a reunião de hoje.
• Suas anotações estão cheias de discussão e ninguém encontra as decisões.
• Os encaminhamentos são anotados e depois esquecidos, e a equipe não precisa de um documento formal, só de um registro claro do que foi combinado.
• Sua equipe se reúne toda semana e cada reunião precisa começar de onde a anterior parou. A aba Ata de equipe mantém o mesmo número em cada pendência até ela ser concluída.

Perguntas frequentes

Memória, resumo e anotações de reunião são a mesma coisa?

Quase. As anotações são o rascunho feito durante a reunião, do jeito que der. A memória, também chamada de resumo de reunião, é a versão organizada que vai para os participantes depois: decisões, encaminhamentos e pendências, sem a transcrição da conversa. Este modelo serve para as duas coisas: anote nele durante a reunião e limpe antes de enviar.

Quando a memória não basta e é preciso fazer ata?

Quando o grupo vota decisões que valem para outras pessoas, presta contas a associados, condôminos ou sócios, ou quando o documento pode ser levado a registro. Nesses casos, o estatuto, a convenção ou o contrato social pedem uma ata de reunião, lida, aprovada e assinada. Na dúvida, confira esses documentos; este modelo não substitui orientação jurídica.

Quem deve fazer a memória da reunião?

De preferência, alguém que não esteja conduzindo a reunião, porque é difícil mediar e anotar ao mesmo tempo. Em equipes, vale fazer rodízio para a tarefa não cair sempre na mesma pessoa. Quem conduziu confere a lista de encaminhamentos antes do envio.

Em quanto tempo enviar a memória de reunião?

No mesmo dia. Uma memória enviada uma semana depois vira registro histórico; enviada em poucas horas, ainda muda o que as pessoas fazem em seguida. Coloque as decisões e os encaminhamentos no corpo do e-mail, para quem não abrir o anexo.

A ata de reunião de equipe precisa ser assinada?

Em geral, não. A ata interna de equipe é um registro de trabalho: basta enviá-la a todos no mesmo dia e corrigir o que alguém apontar até a reunião seguinte. Se a empresa tem uma política interna que pede ciência ou assinatura, siga a política.

A ata de reunião de equipe vai para a Junta Comercial?

Não. A ata de reunião de equipe fica arquivada na própria empresa. Na sociedade limitada, o que vai para a Junta Comercial é a ata da assembleia ou reunião de sócios: o Código Civil manda apresentar uma cópia autenticada ao Registro Público de Empresas Mercantis em até vinte dias (art. 1.075, § 2º, aplicado às reuniões de sócios pelo art. 1.072, § 6º). Essas atas seguem a ordem formal do modelo de ata de reunião. Confira com o contador ou um advogado; este modelo não substitui orientação jurídica.

É melhor um documento contínuo ou um novo a cada semana?

Para a reunião semanal, um documento contínuo, com a reunião mais recente no topo, funciona bem: as pendências abertas ficam à vista e qualquer pessoa encontra quando uma decisão foi tomada. Comece um documento novo a cada trimestre, levando para ele os encaminhamentos que ainda estão abertos.

E se uma pendência não for mencionada na semana seguinte?

Marque como "a confirmar" e pergunte diretamente ao responsável. Silêncio não quer dizer que a tarefa foi feita, e pendências que ninguém confirma acabam sumindo da ata sem que ninguém perceba.

Referências

• Código Civil (Lei nº 10.406/2002), arts. 1.072 e 1.075Na sociedade limitada, a ata da assembleia ou reunião de sócios é assinada e uma cópia autenticada vai ao Registro Público de Empresas Mercantis em até vinte dias.

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