議事録テンプレート

議事録のフォーマット：会議の種類で変わる三つの形

社内会議の議事録には、法律で決まった書式はありません。このテンプレートの順（会議の概要、議題、決定事項、ToDo、議事の要旨、次回予定）にそろえれば十分です。決定事項とToDoを議事の要旨より前に置くのは、読む人がいちばん知りたいことを先に見せるためで、文化審議会の「公用文作成の考え方」も結論を早めに示すことを勧めています。発言の記録が求められる会議や、法令が記載事項を決めている会議では、その決まりに合わせて項目を足します。

• 決定事項型（社内の定例会議、プロジェクト、打合せ）：このテンプレートのまま使います。取引先との打合せなら、最後に「内容の確認」の欄を足します。国の行政文書の管理に関するガイドラインも、外部との打合せの記録は相手方の確認などで正確性を確保するとしています。記入例は、下で紹介している議事録 ワードのページにあります。
• 発言記録型（国や自治体の審議会、委員会）：議事の要旨の部分に、発言者と発言の内容を書きます（行政文書の管理に関するガイドライン）。発言者の書き方は組織によって違い、浜松市の附属機関の会議録の要綱は発言者の氏名と発言の主旨を書くとし、世田谷区の指針は発言者を氏名ではなく「委員」などの肩書きで書くとしています。実際の例は議事録の例と例文にあります。
• 法定記載事項型（取締役会、株主総会、マンション管理組合やNPO法人の総会）：法令や規約が決めた記載事項と、署名・記名の欄を入れます。取締役会の議事録は会社法施行規則第101条が、株主総会の議事録は同第72条が記載事項を定めています。テンプレートは株主総会議事録のほか、下の「このテンプレートを使う場面」に挙げた取締役会議事録、理事会・総会議事録のページにあります。

書式のルールとファイルの形式

文化審議会の「公用文作成の考え方」は国の文書の書き方の目安で、社内の議事録に従う義務はありませんが、次の書式はそのまま使えます。ファイルの形式は使い方で選び、どの形式でも項目の並び順は同じにしておくと、会議ごとに形式が違っても読む人が迷いません。

• 左横書きにし、横書きでは数字を算用数字で書きます（例：令和8年10月26日、午後2時30分）。
• 見出しの番号は順を決めて使います。横書きの例として「第1」「1」「（1）」「ア」「（ア）」の順が示されています。議事録なら、議題を「1」「2」、その中の論点を「（1）」「（2）」とすれば足ります。
• Word：相手に送って確認してもらい、確定版をPDFで残すとき。議事録 ワードに記入例があります。
• Excel：ToDoが多く、会議をまたいで担当や状況で絞り込みたいとき。議事録 エクセルにToDo管理表付きのファイルがあります。
• Googleドキュメント・Notion：会議中に画面に映しながら、出席者と一緒に書くとき。このページのテンプレートをコピーして使えます。

このテンプレートを使う場面

• 週次の定例会議や部署の会議で、決まったことと次にやることを、出席者にも欠席者にも同じ形で伝えたいとき。
• プロジェクトの打合せで、ToDoの担当と期限をはっきりさせ、次回の冒頭で進み具合を確認したいとき。
• 取締役会のように法律で記載事項が決まっている会議には、専用の取締役会議事録テンプレートを使ってください。マンション管理組合やNPO法人の総会・理事会は理事会・総会議事録にまとめています。

よくある質問

議事録は「です・ます」と「である」のどちらで書けばいいですか？

どちらでも構いませんが、一つの議事録の中ではどちらかに統一します。文化庁の「公用文作成の考え方」は、一つの文書の中で常体と敬体を混ぜないこと、常体なら「だ」ではなく「である」の形を使うことを示しています。このテンプレートは、短く言い切れる「である」調で統一しています。

議事録と議事要旨はどう違いますか？

議事録は議事の経過を記録したもの、議事要旨はその要点をまとめたものです。国の審議会などでは、発言者と発言内容まで書いた議事の記録を作り（行政文書の管理に関するガイドライン）、議事録を非公開にするときは理由を示して議事要旨を公開します（審議会等の運営に関する指針）。社内会議なら、決定事項とToDoが書かれていれば要旨の形で足りることが多いです。

発言は全部書く必要がありますか？

社内会議なら必要ありません。柏崎市の会議ガイドラインは、議論をすべて文字起こしした議事録が良い議事録というわけではないとし、決定事項とToDoは必ず書いたうえで、議論や質疑をどこまで残すかは議事録の使われ方で決めるよう勧めています。法律で記載事項が決まっている取締役会や株主総会の議事録は別で、決められた事項を書く必要があります。

議事録はいつまでに共有すればいいですか？

決定事項とToDoは、会議の直後か当日中に共有するのが目安です（柏崎市の会議ガイドライン）。全体の清書に時間がかかるときは、先に決定事項とToDoだけを送ります。書き方の手順は議事録の書き方で詳しく説明しています。

議事録のフォーマットに決まりはありますか？

社内会議の議事録には、法律で決まった書式はありません。日時・場所・出席者、議題、決定事項、ToDo、議事の要旨、次回予定の順にそろえれば十分です。審議会や取締役会など、記録の仕方や記載事項が決まっている会議の形は、このページの「議事録のフォーマット」で説明しています。

参考資料

• 文化審議会「公用文作成の考え方（建議）」（令和4年1月7日）常体と敬体を一つの文書で混ぜない、常体は「である」の形を使う、一文を短くする、結論を早めに示す。議事録は元の内容を正しく保ちながら簡潔に分かりやすくまとめる。左横書き、横書きでは算用数字、見出しの番号の例（第1、1、（1）、ア、（ア））。
• 内閣総理大臣決定「行政文書の管理に関するガイドライン」審議会等の議事の記録には開催日時、開催場所、出席者、議題、発言者及び発言内容を書く。外部との打合せの記録は、相手方の発言部分を相手方に確認してもらい正確性を確保する。
• 「審議会等の運営に関する指針」（審議会等の整理合理化に関する基本計画、平成11年4月27日閣議決定。文部科学省掲載）議事録は速やかに公開するのが原則。非公開にする場合は理由を示し、議事要旨を公開する。
• 柏崎市「会議の進め方改善ガイドライン（概要版）」（令和6年3月）ToDoは担当者や期限まで書き、決定事項とToDoは会議直後か当日中に共有する。議論をすべて文字起こしした議事録が良い議事録とは限らない。
• 浜松市「浜松市附属機関の会議録の作成及び公開に関する要綱」会議録に発言者の氏名と発言の主旨を記載する。
• 世田谷区「附属機関の会議録作成に関する指針」主な発言の肝要な部分を簡潔にまとめ、発言者は肩書きのみ記載する。
• 会社法施行規則（e-Gov法令検索）取締役会議事録の記載事項（第101条）と株主総会議事録の記載事項（第72条）。

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