出席者名簿のテンプレート

このテンプレートを使う場面

• マンション管理組合やNPO法人の総会で、受付で出席を確かめ、議事録に書く出席者数と定足数の根拠を残したいとき。議事録の書き方は理事会・総会議事録にあります。
• 研修や説明会で、誰が参加したかを後で確かめられるようにしたいとき。
• 審議会や委員会で、委員・幹事・事務局を分けた出席者の一覧を、議事録や配付資料に付けたいとき。社内会議の議事録には議事録テンプレートの出席者欄で足ります。

よくある質問

出席者名簿を議事録に付ける必要はありますか？

法令で一律に決まってはいません。議事録に何を書くかは会議ごとの決まりによります。国の行政文書の管理に関するガイドラインは審議会等の議事の記録に「出席者」を書くとし、内閣府のNPO法人の定款例は総会の議事録に正会員総数と出席者数を書くとしています。出席者が多い会議では、議事録には人数を書き、名簿を別紙にすると読みやすくなります。

受付で、前の人の名前が見える名簿でもかまいませんか？

気になる場合は、一人一枚の受付票にするか、記入済みの行を隠せる台紙を使う方法があります。名簿をまとめてほかの出席者に配るときは、原則として本人の同意が要ります（個人情報保護委員会Q&A 4-18）。

オンラインで参加した人はどう記録しますか？

名簿の「出席の形」に「オンライン」と書き、受付担当が参加者の一覧を見て代わりに記入します。マンション標準管理規約では、総会の会議にはWEB会議システム等を用いて開催する会議も含まれます（第47条第1項）。会社の株主総会では、その場にいないで出席した取締役や株主などの出席の方法が、議事録の記載事項です（会社法施行規則第72条第3項第1号）。

出席者名簿はいつまで保管しますか？

個人情報保護法には、保存期間や廃棄の時期の定めはありません（個人情報保護委員会Q&A 5-2）。議事録の根拠として残すなら、議事録と一緒に保管します。研修の受講記録など使い道が終わる名簿は、名簿に書いた保管期限が来たら廃棄します。

参考資料

• 個人情報の保護に関する法律（e-Gov法令検索）第17条（利用目的の特定）、第21条第2項（本人から直接書面で取得する場合の利用目的の明示）、第21条第4項第4号（取得の状況から利用目的が明らかな場合）。
• 個人情報保護委員会「「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」に関するQ&A」Q4-17（申込書等への記入と利用目的の明示）、Q4-18（名簿を作成し配布する場合）、Q5-2（保存期間の定めはない）、Q1-40（文書作成ソフトの議事録）。
• 国土交通省「マンション標準管理規約（単棟型）」令和7年改正第46条第1項（議決権の割合は別表第5）、第46条第4項（書面又は代理人による議決権の行使）、第46条関係コメント②（住戸1戸につき1個の議決権も可）、第47条第1項（定足数は議決権総数の過半数を有する組合員の出席。WEB会議システム等を用いる会議を含む）、第47条第3項・第4項（特別決議は組合員総数の過半数かつ議決権総数の過半数の出席、各4分の3以上・3分の2以上）、第47条第7項（書面・代理人による行使を、組合員の数と議決権の数の両方で出席に算入）、第47条関係コメント④。
• 特定非営利活動促進法（e-Gov法令検索）第14条の7（表決権は平等。出席しない社員は書面又は代理人によって表決できる）。
• 内閣府NPOホームページ「特定非営利活動促進法に係る諸手続の手引き」（定款例）定款例第26条（総会の定足数）、第28条第3項（書面表決者等を出席とみなす）、第29条（総会の議事録に正会員総数と出席者数）。
• 内閣総理大臣決定「行政文書の管理に関するガイドライン」審議会等の議事の記録に開催日時、開催場所、出席者、議題、発言者及び発言内容を記載する。
• 会社法施行規則（e-Gov法令検索）第72条第3項第1号（株主総会の議事録に、その場所にいないで出席した者の出席の方法を書く）。

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