Verbale di riunione: modello ed esempio

Verbale di assemblea dei soci

Per le società il Codice civile dice cosa deve contenere il verbale. Nella SpA le deliberazioni devono risultare da un verbale firmato dal presidente e dal segretario o dal notaio, redatto senza ritardo; quello dell'assemblea straordinaria lo redige un notaio (art. 2375 c.c.). Nella Srl il presidente verifica la regolarità della costituzione, l'identità dei presenti e i risultati delle votazioni, e il verbale deve darne conto (art. 2479-bis c.c.); i verbali si trascrivono senza indugio nel libro delle decisioni dei soci (art. 2478 c.c.) e quelli che modificano l'atto costitutivo li redige un notaio (art. 2480 c.c.). Il verbale della SpA deve indicare:

• la data dell'assemblea;
• l'identità dei partecipanti e il capitale rappresentato da ciascuno, anche in un allegato;
• le modalità e il risultato delle votazioni;
• chi ha votato a favore, chi contro e chi si è astenuto, anche in un allegato;
• su richiesta dei soci, un riassunto delle loro dichiarazioni pertinenti all'ordine del giorno.

Verbale di assemblea di un'associazione

Il Codice civile chiede di convocare l'assemblea degli associati almeno una volta l'anno per approvare il bilancio (art. 20). In prima convocazione le delibere si prendono a maggioranza con la presenza di almeno metà degli associati, in seconda convocazione qualunque sia il numero dei presenti; gli amministratori non votano sul bilancio né sulle delibere che riguardano la loro responsabilità; per modificare atto costitutivo e statuto, se questi non dicono altro, servono la presenza di tre quarti degli associati e il voto della maggioranza dei presenti (art. 21). Gli enti del Terzo settore tengono il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, curato dall'organo di amministrazione, e gli associati possono esaminarlo nei modi previsti dallo statuto (art. 15 del D.Lgs. 117/2017). Nel verbale scrivi quindi:

• se l'assemblea è in prima o in seconda convocazione e quanti associati con diritto di voto sono presenti, di persona o per delega;
• per ogni delibera i voti favorevoli, contrari e astenuti;
• per il bilancio, che gli amministratori non hanno votato;
• chi presiede e chi verbalizza, con le firme.

Foglio presenze

Il foglio presenze è l'elenco firmato di chi partecipa. Per una riunione di lavoro basta l'elenco dei presenti nel verbale. Per un'assemblea, allegarlo al verbale serve a dimostrare il quorum: nella SpA l'identità dei partecipanti e il capitale di ciascuno possono essere indicati anche in un allegato (art. 2375 c.c.). Colonne utili:

• nome e cognome;
• in proprio o per delega, e di chi;
• quote, capitale o millesimi, se i voti non valgono tutti uguale;
• firma all'ingresso e ora di uscita, se qualcuno esce prima di un voto.

Quando usare questo modello

• Dopo ogni riunione nessuno ricorda con certezza cosa si era deciso, e le stesse discussioni si ripetono.
• Fai da segretario a un comitato o a un consiglio direttivo e il verbale va approvato alla riunione successiva.
• Devi verbalizzare l'assemblea dei soci di una Srl o l'assemblea annuale di un'associazione.

Domande frequenti

Chi scrive il verbale di una riunione?

Una persona nominata all'inizio, di solito chiamata segretario o verbalizzante, diversa da chi presiede, perché è difficile condurre la discussione e prendere appunti insieme. Nelle assemblee di SpA il verbale è firmato dal presidente e dal segretario, oppure dal notaio (art. 2375 c.c.).

Quanto deve essere dettagliato un verbale?

Abbastanza perché chi era assente capisca cosa si è deciso e perché. Non serve riportare ogni intervento. Nelle assemblee di SpA, però, i soci possono chiedere che le loro dichiarazioni pertinenti all'ordine del giorno siano riassunte nel verbale (art. 2375 c.c.).

Il verbale va approvato?

Dipende dalle regole dell'organizzazione. Se lo statuto o il regolamento prevedono l'approvazione alla riunione successiva, il verbale precedente diventa il primo punto dell'ordine del giorno, con le correzioni chieste dai presenti. Non vale per ogni riunione: nella SpA il verbale va redatto senza ritardo e firmato dal presidente e dal segretario o dal notaio (art. 2375 c.c.).

Serve un libro dei verbali?

Per alcuni enti sì. La SpA tiene il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, numerato e bollato prima dell'uso (art. 2421 c.c.); la Srl il libro delle decisioni dei soci (art. 2478 c.c.); gli enti del Terzo settore il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee (art. 15 del D.Lgs. 117/2017). In condominio i verbali vanno nel registro tenuto dall'amministratore: vedi il verbale di assemblea condominiale.

Come convoco l'assemblea prima di verbalizzarla?

Con un avviso che indica data, ora, luogo e ordine del giorno, mandato nei termini e con i mezzi previsti dalla legge o dallo statuto. Il modello e le regole per condominio, associazioni e società sono in convocazione di assemblea.

Fonti

• Codice civile, art. 2375: verbale delle deliberazioni dell'assemblea della SpA (Normattiva)Firme, contenuto obbligatorio, dichiarazioni dei soci, verbale notarile per l'assemblea straordinaria, redazione senza ritardo.
• Codice civile, artt. 2479-bis, 2478 e 2480: assemblea e libri della Srl (Normattiva)Verifiche del presidente da riportare nel verbale (art. 2479-bis); libro delle decisioni dei soci (art. 2478); verbale notarile per le modifiche dell'atto costitutivo (art. 2480).
• Codice civile, art. 2421: libri sociali obbligatori della SpA (Normattiva)Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, numerato e bollato prima dell'uso.
• Codice civile, artt. 20 e 21: assemblea delle associazioni (Normattiva)Convocazione annuale per il bilancio; quorum, maggioranze, seconda convocazione, esclusione degli amministratori dal voto sul bilancio, modifiche dello statuto.
• Codice del Terzo settore (D.Lgs. 117/2017), art. 15: libri sociali obbligatori (Normattiva)Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, tenuto dall'organo di amministrazione; diritto degli associati di esaminarlo.

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